Assistant Administratif H/F - Phone Régie

Phone Régie, marque du Groupe Armonia, est le numéro 1 français de l'accueil en entreprise.

Prestataire de services, nous intervenons dans de nombreux secteurs d'activité. Réinventons ensemble les métiers de l'accueil !

Notre entreprise est handi-accueillante.Votre enthousiasme, votre polyvalence et votre professionnalisme seront mis en avant au travers des tâches confiées pour notre client spécialisé dans le secteur de l'aéronautique :

Support administratif et informatique pour les formations et compétences des pilotes.

Suivi des compétences et qualifications de pilotes/instructeurs en vol, dans le cadre de leur formation en interne :

- Préparation et envoi de la documentation pour leurs sessions d'entraînements et d'examens

- Elaboration d'un tableau de planning (chaque semaine) pour suivre leurs formations

- Notifications des examens aux autorités compétentes de l'Agence européenne pour la Sécurité Aérienne selon la documentation officielle des règles de l'aviation civil, ainsi que la Direction Générale de l'Aviation Civile (DGAC) et toutes les autres autorités compétentes de l'Union Européenne.

- Réalisation d'archivage quotidien et annuel de documents (papier et numérique) nécessaire à leur maintien de qualification instructeurs et pilotes selon leurs autorités

- Création de drive, de dossiers papiers

- Extractions et traitement de données via Excel et autres logiciels internes au client

- Suivi et Inscription sur plateforme Elearning

- Edition de certificats

- Autres missions administratives annexes

- Les supports, les logiciels et la communication se font exclusivement en anglais

Le poste est à pourvoir, à compter du 03/11/2025, dans le cadre d'un CDI à temps complet de 08h00 à 16h00 ou 09h00 à 17h00(35 h) du lundi au vendredi.

Le poste est situé à Blagnac 31700.

Une formation sera programmée, afin de vous accompagner au mieux dans votre prise de poste et d'assurer une qualité de service optimale à notre client.

Rémunération et avantages :

- 1880,70€ brut/mois / 12.40€ brut/heure + prime mensuelle de 150€ brut + prime de ponctualité de 100€ brut/trimestre proratisée

- Avantages sociaux (participation aux bénéfices, CSE, mutuelle, carte titre restaurant de 7 €/jour, remboursement à hauteur de 50% du titre de transports en commun)

- Perspectives d'évolution à partir d'un an d'ancienneté

Processus de recrutement :

- Pré-entretien téléphonique

- Entretien physique avec un chargé(e) de recrutement

- Entretien avec le manager

Qualités requises pour le poste :

Vous avez au minimum un niveau d'anglais courant à bilingue (collègues anglophone, instructeurs de différentes nationalités, communication par mail en anglais)

Reconnu(e) pour votre capacité d'analyse, de communication suivant votre interlocuteur (collègues, instructeurs, autorités, auditeurs, client..), de rigueur et votre esprit de synthèse, vous disposez d'une réelle autonomie pour appréhender ce poste.

Vous êtes organisé, vous savez prendre des initiatives (procédures en constante évolution) et vous savez prioriser les tâches

Vous avez une bonne gestion du stress, une bonne concentration (plusieurs tâches en même temps, plusieurs interlocuteurs en même temps), le sens du service et vous savez travailler en équipe

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et votre orthographe est irréprochable.

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