Secrétaire Médical H/F - Hôpital Villiers-Saint-Denis

Situé à 15 kms de Château-Thierry (Aisne) et de la Ferté-Sous-Jouarre (Seine-et-Marne) au coeur de la campagne champenoise et dans un parc vallonné et boisé de 42 hectares, l'hôpital Villiers Saint Denis est un établissement de santé de 340 lits et places, spécialisé en soins médicaux et de réadaptation.

Privé à but non lucratif et d'intérêt collectif, il ne pratique aucun dépassement d'honoraires.

Les prises en charge de soins médicaux et de réadaptation sont réalisées par des équipes pluridisciplinaires composées de médecins spécialistes (médecine physique et réadaptation, cardiologie, pneumologie, diabétologie, gériatrie, etc.) ainsi que de soignants et rééducateurs (masseurs kinésithérapeutes, ergothérapeutes, enseignants d'activités physiques adaptées, diététiciens, psychologues, infirmiers, aides-soignants, etc.).

Ses pôles d'hospitalisation (à temps complet ou de jour), répartis sur 3 pavillons, fonctionnent en réseau, complétés de plateaux techniques de rééducation et d'explorations fonctionnelles, auxquels est adossé un centre d'appareillage.

L'hôpital Villiers Saint Denis travaille en partenariat avec de nombreux acteurs de santé : agences régionales de santé, établissements de court séjour, associations et réseaux de soins spécialisés, ainsi qu'en filières de soins organisées avec les hôpitaux LRS de Soissons, Meaux, Coulommiers et Marne La Vallée.Rattachement hiérarchiques : Coordinatrice des secrétariats médicaux

Liens fonctionnels : Personnel médical, paramédical, administratif, rééducateurs, secrétaire accueil, service social, service des prises en charge et frais de séjour, service radiologie, secrétaire archive, chauffeur

Définition de poste : Planifie, traite et transmet les informations nécessaires à la prise en charge médico-administrative du patient

Missions principales au Secrétariat Médical :

- Assurer la frappe des observations d'entrées, des fiches d'évolution, et des lettres de liaisons, et de tous types de courriers dictés par le médecin.
- Classer les différents documents dans le dossier patient.
- Organiser et coordonner les rendez - vous et les déplacements des patients, transferts, sorties.
- Planification des consultations externes.
- Gestion des plannings médecins.
- Gérer le suivi des actions définies par le médecin.
- Constitue, trie, actualise et classe l'ensemble du dossier médical et saisie les données informatiques.
- Relation constante entre les médecins, patients, équipe paramédicale, service social, accueil du pôle, service logistique (ambulanciers, service diététique.) service des prises en charge et frais de séjour.
- Auto-remplacement au sein de secrétariat médical.
- Accueil physique, téléphonique patients et familles.

Missions ponctuelles à l'accueil :

- Accueillir et orienter le patient
- Assurer l'accueil administratif des patients.
- Gérer le suivi du dossier administratif du patient.
- Réaliser l'accueil téléphonique patients/ familles et visiteurs.
- Effectuer la pré-admission et l'admission du patient (DAI)
- Rechercher sur internet (Ameli, CDR, pages jaunes, etc.)
- Enregistrer tout mouvement de patient : mutations, transferts (DAI)
- Etre garant des renseignements administratifs saisis afin d'optimiser la chaîne de facturation
- Vérifier les informations administratives dans le cadre de l'identitovigilance
- Assurer la gestion et le suivi de la prise en charge par les mutuelles des dossiers patients

Profil (compétences et qualités requises)

Compétences requises : Utiliser l'outil bureautique ; filtrer et orienter les appels téléphoniques ; respecter la confidentialité et le secret professionnel ; définir les priorités, respecter les règles d'hygiène et de sécurité, les procédures institutionnelles; renseigner les interlocuteurs ; rédiger et mettre en forme un document de façon autonome ; organiser et prioriser les activités de secrétariat, s'exprimer aisément vis-à-vis des interlocuteurs ; utiliser internet et intranet pour communiquer ou réaliser des recherches documentaires, transmettre l'information ascendante, descendante, transversale ; veiller au respect des délais.

Qualités requises : Capacité d'adaptation, disponibilité, rigueur, esprit d'équipe, réactivité, organisation, esprit d'initiative, respect, ponctualité, qualités relationnelles, discrétion, objectivité

Formation :

BAC SMS minimum ou formation secrétariat médicale