Assistant de Direction H/F - Universite D'orleans

Mission

Affecté(e) au sein du laboratoire PRISME, votre mission consiste à assurer les fonctions polyvalentes d'assistance de la direction et d'assistance logistique du laboratoire. Vous réalisez les actes administratifs du laboratoire dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

Activités principales

Placé(e) sous la responsabilité du directeur du laboratoire, votre rôle consiste à :

- Assurer la fonction d'assistance de direction de l'UR PRISME et coordonner la répartition du travail avec l'autre secrétaire du laboratoire ;
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure ;
- Participer à la rédaction des documents ;
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion du laboratoire et alimenter les tableaux de bord ;
- Répondre aux demandes d'informations des autres services, l'extérieur et diffuser de l'information en interne et en externe ;
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances ;
- Etablir les demandes de bon de commande et en assurer leurs suivis (réception et
redistribution). Donner les accords sur factures ;
- Recueillir et transmettre les pièces justificatives aux gestionnaires des services financiers ;
- Assurer la gestion et le suivi des missions des membres du laboratoire et des invités (suivre l'établissement des Ordres de Mission, instruire les demandes manuelles, réserver les titres de transport et d'hébergement, instruire les demandes de remboursement) ;
- Instruire les dossiers de demande ZRR (Zone à Régime Restrictif) en vérifiant la régularité administrative (regroupement des pièces, vérification des demandes ZRR, transmission du dossier au référent ZRR de l'Université) ;
- Suivre et mettre à jour des listes des demandes d'accès ZRR ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) ;
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité régulière du laboratoire et lors des manifestations organisées par les membres du laboratoire (jurys, comités, conférences, réunions, séminaires, colloques, etc.) ;
- Instruire les dossiers administratifs pour le recrutement des nouveaux membres du laboratoire (EC, IATSS, et stagiaires) ;
- Organiser les soutenances de thèses ;
- Organiser le séminaire annuel du laboratoire ;
- Participer aux réunions des conseils de laboratoire et conseils scientifiques.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience professionnelle

Formation en gestion administrative ou assistanat de direction ;
Expérience sur des fonctions similaires est un plus

Compétences et qualités requises

Maitrise des outils bureautiques et outils informatiques
Être organisé et rigoureux
Être réactif et savoir gérer les priorités
S'adapter aux changements et aux situations d'urgence
Avoir le sens du contact et des relations humaines

Contact :
M. RAMDANI - Directeur du laboratoire PRISME: ****@****.**
Ne pas postuler via cette adresse email

Lien pour postuler :
Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu'au 23/11/2025

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.