Assistant - Assistante de Direction H/F - Cpts Loire Forez

L'Assistant/e de direction soutient la directrice et le Bureau dans la gestion administrative, juridique et financière de l'association et assiste l'équipe salariée dans la bonne réalisation de ses missions du point administratif, financier et logistique.

Mission 1 : Assister la directrice et la gouvernance dans la gestion de la CPTS
- Assurer le suivi administratif et juridique de l'association : ordre du jour, comptes-rendus, procès-verbaux, déclarations obligatoires, assurances, archivage, suivi des adhésions.
- Assurer le suivi financier et comptable : demandes de financement, ventilation du budget (en lien avec expert-comptable), exécution du budget prévisionnel en lien avec la directrice et le trésorier de l'association, paiement des factures fournisseurs, rapprochements bancaires ;
- Assurer le suivi RH : DPAE, contrats et avenants, envoi des éléments variables de paie au cabinet comptable, vérification des fiches de paie, virements des salaires, gestion des congés payés, suivi des JNT, mutuelle et prévoyance, suivi des visites médicales, création des dossiers de demande de prise en charge financière des formations auprès de l'OPCO, gestion des arrêts maladie.
- Réaliser le planning des astreintes téléphoniques ;
- Organiser des réunions relatives à la gouvernance (bureau, conseil d'administration, assemblée générale).
Mission 2 : Soutenir l'équipe salariée dans la réalisation du projet de santé
- Accueillir, saisir et traiter des demandes de patients sans médecin traitant et échanges avec les médecins ;
- Saisir des comptes-rendus des réunions des différents groupes de travail ;
- Aider dans l'élaboration du budget prévisionnel de chaque projet/mission et suivi de son exécution ;
- Soutenir dans l'organisation de réunion, actions de prévention, formation, etc.

Mission 3 : Participer à la vie associative et au rayonnement de la CPTS
- Participer à faire connaître la CPTS Loire Forez par une représentation à l'occasion de certains événements ;
- Animer avec le bureau et l'équipe salariée la communauté d'adhérents (événements conviviaux) ;
- Entretenir et animer le site internet de la CPTS et éventuellement ses réseaux sociaux.

Les « savoirs »
- Connaissances en gestion administrative, financière et RH (paie notamment)
- Connaissance du secteur sanitaire et médico-social
- Connaissance du fonctionnement associatif
- Connaissance du territoire et de ses acteurs
Les « savoir-faire »
- Organiser et prioriser son travail
- Assurer l'accueil téléphonique et par mail
- Capacités à suivre un budget
- Assurer le suivi RH des salariés
- Effectuer une veille juridique
- Maitriser des outils informatiques et de communication : Pack Office, Wordpress, réseaux sociaux, éventuellement Canva et Helloasso.
Les « savoir-être »
- Aisance relationnelle
- Sens de l'accueil et du service
- Capacité d'adaptation aux situations, à différents interlocuteurs
- Esprit de travail en équipe et en réseaux
- Rigueur, organisation, réactivité
- Prise d'initiative et autonomie
- Intérêt pour les problématiques de santé
- Discrétion

Type de contrat : CDI
Durée du travail : Travail 4 jours/semaine - mercredi non travaillé (forfait 171 jours travaillés/an)
Horaires variables : disponibilité en soirée (1 fois/mois environ) + disponibilité le samedi (1 à 3 fois/an)

Possibilité de télétravail (1 jour/semaine maximum)
Catégorie d'emploi : Agent de maîtrise
Rémunération selon profil et expérience

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Législation sociale,Techniques de prise de notes,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Réaliser la gestion administrative du personnel,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.