Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Ass Girondin Educat Speci Prevent Social

Dans le cadre d'un départ prochain à la retraite, l'AGEP recherche pour ses services d'action éducative, basés sur 2 lieux à Bordeaux un(e) assistant(e) administrative en CDI, temps plein.

Missions principales seront :
- Administratif: traitement du courrier, des mails, saisie et mise en forme des courriers, saisie des rapports, envoi par mail des notes et des rapports au magistrat et s'assure de leur dépôt auprès du greffe du Tribunal pour enfants
- Accueil : accueil téléphonique et physique des usagers ; accueil physique des fournisseurs, des partenaires et autres visiteurs,
- Traitement administratif des dossiers des personnes accompagnées : suivi du dossier unique : création, gestion, classement des pièces du dossier, archivage, (travailleurs sociaux ou elle-même le cas échéant)
- Suivi activité : saisie informatique des statistiques, élaboration des tableaux de suivi liaison avec les juridictions, tenue du planning quotidien des professionnels (entretiens, audiences, VAD,.. ), suivi des convocations.
- Facturation : Enregistrement, facturation,
- Divers : Mise à jour et saisie des dossiers usagers, participation à l'élaboration des rapports d'activité.
- Interventions ponctuelles sur les autres sites pour des remplacements occasionnels.
- Gestion des approvisionnements en consommables et fournitures de bureau en lien avec la secrétaire de direction au gré des besoins du service.
- Mise en forme informatique des divers imprimés et modèles du service et leur mise à disposition des professionnels.
- Mise à jour, classement et archivage des informations courantes et de la documentation.
- etc.

Profil
Formation : BTS Assistanat/Gestion/ administration
Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

Qualités requises :
Bon niveau en orthographe.
Bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale.
Disponibilité.
Bon relationnel pour assurer un contact de qualité avec l'ensemble des interlocuteurs.
Polyvalence et capacité à travailler en équipe
Capacité à gérer les situations difficiles et l'agressivité.
Très bonne organisation.
Rigueur, réactivité, anticipation et initiatives.

Conditions
Travail en journée, du lundi au vendredi (horaires de bureau)
Postes basés à Bordeaux avec des déplacements ponctuels.
Participation financière de l'employeur à la mutuelle santé
Participation aux frais de transports publics
Participation carte restaurant Edenred
Forfait mobilité durable
Avantages CSE (chèque Kadeos, participation financière aux activités sportives et culturelles.)

Poste à pourvoir au 01/12/2025

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Organiser le traitement des commandes,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.