Assistant Polyvalent - Assistante Polyvalente H/F - Irfa Formation

L'IRFA accompagne depuis plus de 40 ans l'ensemble des secteurs d'activité du sanitaire, social et médico-social dans leurs formations avec plus de 900 clients et partenaires qui nous font confiance. Nos 1 200 formateurs dispensent plus de 400 formations tout au long de l'année et s'adaptent aux objectifs demandés. Chaque année, c'est plus de 22 500 salariés, stagiaires ou demandeurs d'emploi qui sont formés avec l'IRFA.L'ENTREPRISE :

IRFA Formation, entité du Groupe IRFA Formation, spécialiste de la formation depuis plus de 25 ans se distingue par son investissement auprès de ses apprenants pour les insérer, les professionnaliser, les former et les placer durablement dans le monde de l'entreprise.

Vous souhaitez partager votre expérience, n'hésitez pas à rejoindre notre réseau d'experts !

Pour renforcer nos équipes en Normandie, nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif(ive) Polyvalent(e) (H/F). Le poste est à pourvoir en CDD, temps plein dès que possible pour une durée de 1 mois (besoin de renfort jusqu'à la fin de l'année) sur notre site de Hérouville Saint Clair (14).

Nous sommes ouverts, à compétences égales, à toutes candidatures, dont celles de personnes en situation de handicap.

VOS MISSIONS :
- Réalisation de tâches ponctuelles dans différents services en fonction des besoins.

Vous pourrez intervenir au sein des services suivants :

LOGISTIQUE
- Rechercher et gérer les locaux de formation (contrats, échéances, état des lieux, etc.).
- Organiser les installations : ménage, mobilier, sécurité, maintenance, etc.
- Réaliser les demandes d'achats et devis.
- Contrôler l'état et la conformité des sites ; proposer des actions correctives.
- Prospecter fournisseurs et prestataires selon les besoins.
- Collaborer avec la planification pour recenser les besoins en salles.

PLANIFICATION
- Élaborer les plannings en lien avec les Coordinateurs Pédagogiques et les contraintes RH/financières.
- Suivre les écarts, absences et modifications.
- Assurer le lien avec les formateurs et services supports.

ADMINISTRATIF / FACTURATION
- Gérer le secrétariat courant et les dossiers administratifs.
- Gérer les dossiers co-traitant, sous-traitant, convention DC4
- Contrôler les factures dans le progiciel métier
- Contrôle de saisies (interne/externe),

RESSOURCES HUMAINES :
- Rédaction et diffuser des offres d'emploi sur les différents supports (France Travail, Indeed, LinkedIn.)
- Contrôler les notes de frais.
- Suivre le temps de travail - du prévisionnel au réalisé

AMÉLIORATION CONTINUE
- Saisir les résultats et indicateurs des actions de formation.
- Recueillir les réclamations clients.
- Participer à l'amélioration du Système Management de la Qualité.

PROFIL SOUHAITÉ :
- Bac +2 dans le domaine de l'organisation administrative, commerciale, RH, logistique.
- 1 an d'expérience professionnelle, connaissances générales dans le domaine du secrétariat
- Respect des processus administratifs
- Aisance relationnelle et communicationnelle (orale et écrite)
- Capacité d'organisation, rigueur, autonomie
- Maîtrise des outils bureautiques, suite Google idéalement
- Travail en équipe
- Bonne capacité d'organisation, de priorisation et de hiérarchisation des priorités
- Permis B requis

LIEU DE TRAVAIL : Hérouville St Clair (14) avec des déplacements ponctuels prévus sur le poste.

RÉMUNÉRATION : Palier 5 de la Convention Collective des OF (à partir de 1863 € mensuels bruts temps plein)

AVANTAGES : Titres restaurant

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.