Assistant de Direction H/F - Job Link

Cécile, Consultante Recrutement chez Job Link (CDI, CDD intérim), recrute pour son client, établissement financier public :

Assistant de direction F/H dans le cadre d'une mission d'intérim de 2 mois minimum à pourvoir dès que possible

Poste basé à Paris 13ème (Gare d'Austerlitz)

Au sein de la Direction de l'investissement et rattaché(e) au Directeur du département Immobilier (environ 30 collaborateurs), vous assistez la Directrice du département et son adjoint dans le bon fonctionnement du département en matière d'organisation et de logistique. Vous assurez une circulation fiable de l'information notamment au sein du CODIR du département, jouez un rôle d'interface avec l'ensemble de ses interlocuteurs internes et externes et contribuez ainsi à fluidifier et faciliter les échanges en interne et en externe.

Vous aurez pour missions principales :

Appui opérationnel et administratif

- tenue de l'agenda de la Directrice et de son Adjoint ;
- accueil et traitement des contacts externes et internes (mails, courrier, visiteurs en présentiel) ;
- suivi et mise à jour des contacts externes de haut niveau ;
- organisation des déplacements, gestion des ordres de missions et des notes de frais ;
- organisation de réunions/réceptions et appui à l'organisation d'événements du Département ;
- participation éventuelle au Codir du Département et préparation du compte-rendu hebdomadaire ;
- coordination de l'organisation pratique du travail avec d'autres assistant(e)s de la Direction de l'Investissement.

Appui et moyens généraux (en lien avec le département Pilotage et Appui Opérationnel)

- gestion des fournitures et classement ;
- maintenance courante du photocopieur, des imprimantes et machines à café, commande de consommables ;
- mise à jour de l'organigramme, du trombinoscope et des listes de diffusion mail du département, inventaire du matériel informatique, suivi des congés du CODIR ;
- gestion en amont des arrivées/départs des nouveaux arrivants/collaborateurs, production et mise à jour d'un kit « nouvel arrivant du département »... ;
- mise à disposition des équipes des modes d'emploi/tutos des logiciels, des outils Next, des procédures... ;
- pilotage des budgets frais de mission, frais de fonctionnement interne et externe, abonnements du département.

Suivi des audits externes, travaux parlementaires, dossiers du département

- comptes-rendus, mise en forme des courriers, notes... ;
- s'assurer de la contribution de toutes les parties prenantes à la constitution des dossiers, de leur mise à jour, de leur transmission, du suivi et du classement ;
- appui à la coordination et suivi des réponses aux corps d'inspection, de contrôle, d'évaluation (notamment Cour des Comptes) ;
- appui dans la coordination de l'ensemble des activités, projets et dossiers transversaux du département, des demandes transversales des interlocuteurs avec lesquels le Département est en lien ;
- appui à la préparation des synthèses, dossiers et éléments de langages/discours nécessaires lors des différents rendez-vous, réunions et prises de parole de la Directrice et de son Adjoint.

35H du lundi au vendredi (9h-17h avec 1h de pause). Restaurant d'entreprise. Rémunération à discuter selon profil et expérience.

Diplômé(e) d'un Bac +2 minimum en assistanat (type BTS Assistanat de direction/Secrétariat), vous justifiez de 3 ans minimum d'expérience réussie à un poste similaire et d'une parfaite maîtrise des outils bureautiques (pack Office).

Vous avez de bonnes capacités de gestion de dossiers simultanés et complexes, de gestion budgétaire et le sens de la gestion des priorités.

Organisé(e), rigoureux(se), réactif(ve), proactif(ve) et polyvalent(e), vous avez un excellent relationnel, de réelles qualités rédactionnelles, le sens du service et de la confidentialité.

Autonome, vous avez l'esprit d'analyse et de synthèse ainsi que le goût du travail en équipe.