Assistant de Direction DAF H/F - Institut Gustave Roussy

L'espoir de guérir le cancer a un nom, Gustave Roussy.

Premier centre européen de lutte contre le cancer et classé au troisième rang mondial des hôpitaux en cancérologie, Gustave Roussy est un institut de soins, de recherche et d'enseignement, qui prend en charge des patients atteints de tout type de cancer, à tout âge de la vie. Son expertise des cancers rares et des tumeurs complexes est internationalement reconnue.

Gustave Roussy est un établissement de santé privé d'intérêt collectif (ESPIC) participant au service public hospitalier, qui réunit excellences médicale, scientifique et technologique au service du traitement des patients. Ses 3200 professionnels et experts regroupés sur les sites de Villejuif et de Chevilly-Larue se mobilisent pour porter l'ambition de guérir le cancer au 21e siècle.

Dans le cadre de notre politique volontariste en faveur de l'insertion des personnes en situation de handicap, toutes les candidatures reçues sont étudiées à compétences égales.Assurer la qualité du secrétariat de la DAF
Gérer l'ouverture et le dispatch du courrier de la DAF, préparation de courriers, gestion de l'agenda du Directeur ; organisation de réunions, ;
Participer à des réunions (ex. CODIR de la DAF), rédiger et diffuser le compte-rendu ;
Veiller à une prise en charge de qualité des visiteurs et des appels téléphoniques internes et externes ;
Assurer le suivi des dossiers confiés (recueillir, compiler et contrôler les informations issues des différents services/direction) et veiller à la tenue des dossiers pouvant être confiés, en toute confidentialité (par exemple, coordonner les interventions des Commissaires aux Comptes);
Effectuer les relances nécessaires avec diplomatie ;
Être force de proposition pour un fonctionnement optimal de la Direction.

Administrer l'outil de gestion des ordres de mission et des notes de frais
Réceptionner les demandes de déplacement de l'ensemble des collaborateurs de Gustave Roussy, vérifier la présence de toutes les informations obligatoires et valider pour confirmation auprès du collaborateur concerné et information auprès du bureau des contrats (DRH) ;
Contrôle de premier niveau des demandes de remboursement et des notes de frais avant validation par le DAF et transmission à la comptabilité fournisseur ;
Administrer l'outil de gestion des OM et NDF et assurer un support de premier niveau aux utilisateurs ;
Mettre à jour régulièrement la politique voyage interne.

Appuyer la Direction dans la gestion et l'organisation RH de la DAF
Appuyer les salariés et contrôler la bonne utilisation du logiciel CHRONOS ;
En tant que référent RH de la Direction, participer aux réunions d'information et d'échange avec la DRH pour être à jour des outils et dispositions RH applicables aux salariés et assurer un premier niveau de réponse en interne.

Gérer les commandes de la Direction
Recueillir et centraliser les besoins des collaborateurs de la DAF pour les sites GR1 et GR2 et gérer les commandes sous QUALIAC & EPROC pour la Direction ;

De formation BTS d'assistante de direction ou équivalent, vous avez plusieurs années d'expérience comme assistante au sein d'une grande organisation.
Une appétence pour les outils informatiques est nécessaire (gestion des notes de frais, gestion des RH...) et plus particulièrement une pratique avancée de la suite Microsoft (Excel, Word, Powerpoint).
Vous possédez de bonnes capacités relationnelles, de synthèse, de restitution et de discrétion. Vous êtes prêt à donner toute la mesure de votre rigueur, de votre esprit méthodique et de votre adaptabilité au monde de la Santé.