Assistant·e Export - Assistant·e de Direction H/F - Wecolis

WECOLIS est une entreprise d'affrètement de colis, créée en 2019, dans le but de faciliter les achats et l'envoi de marchandises entre différents pays. Les principales activités développées au sein de la structure sont :
1) Expédition de colis vers l'Afrique, par voie aérienne et maritime
2) Gestion des achats internationaux (en Europe et en Asie pour le compte de ses clients)
3) Location de conteneurs personnalisés
4) Déménagements internationaux

Votre rôle consistera à venir en soutien à la Direction dans l'ensemble des tâches administratives et
commerciales liées à l'activité. Acteur central dans le fonctionnement de l'entreprise, vous serez l'interface entre le client, les fournisseurs,
les prestataires (transporteur, livreurs) et le pôle logistique. En communication constante avec différents interlocuteurs internes et externes, vous disposez d'une réelle aisance relationnelle et une capacité de travailler en équipe.

MISSIONS DU POSTE
- Relation clients et Communication
Accueil physique et téléphonique des clients
Réponses clients sur les différents canaux (What's App, Facebook, Mails)
Informer sur les procédures internes et règlementations relatives à l'activité
Mise à jour et diffusion des documents de communication sur les différents canaux

- Suivi et traitement des commandes de bout en bout
Etablir les devis
Prendre attache avec les fournisseurs
Organiser la récupération des marchandises
S'assurer de la réception et de la bonne gestion logistique des colis
Traiter les commandes et facturer les clients, renseigner les paiements
Suivi des documents d'exportation (regroupement, rédaction et transmission) aux partenaires
(transporteurs, compagnies, douanes, fournisseurs)
S'assurer de la bonne expédition dans le respect des procédures
Faire le lien avec l'agence en charge de la réception et du suivi des commandes à l'étranger
Gestion des litiges et remontée des informations à la hiérarchie

- Suivi des envois de marchandises
Effectuer les réservations auprès des différents partenaires
Entretien une communication rapprochée et un suivi des différentes étapes d'un envoi
Point comptable des différents envois

- Prospection
Recherche de nouveaux clients en France et à l'international
Mettre en place de nouveaux outils physiques ou numériques de prospection clients
Etudier de nouveaux marchés pour l'implantation de l'entreprise

- Gestion globale
Analyse des coûts et de l'évolution du marché
Participe à la réflexion liée au développement de l'activité
S'informe sur la concurrence
Superviser l'activité dans son ensemble, application et mise à jour des procédures
Gestion des achats à l'international pour le compte des clients
Organiser la participation de l'entreprise aux rencontres business/représenter l'entreprise

APTITUDES
Sens des responsabilités et de l'initiative
Maitrise des outils informatiques (logiciels de gestion clients, comptabilité, bureautique)
Polyvalence et réactivité
Autonomie, organisation, rigueur

SAVOIR ÊTRE
Ouverture d'esprit, curiosité
Aisance relationnelle, esprit d'équipe
Qualité d'écoute et de discernement
Capacité d'adaptation

EXPERTISE
Capacité rédactionnelle, esprit de synthèse et d'analyse
Bonne connaissance des outils du commerce international (incoterms, crédits documentaires), des
règlementations douanières et du transport aérien, maritime et routier

Experience: 3 An(s)

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Affrètement et organisation des transports

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.