Secrétaire H/F - Défenseur des Droits (DDD)

INFORMATIONS GÉNÉRALES
Versant : Fonction publique d'État

Catégorie : C

Statut : Ouvert aux fonctionnaires (détachement sur contrat) et contractuels

Domaine fonctionnel : Relation à l'usager

Métier : Secrétaire

Type d'emploi : Emploi permanent

Durée du contrat : Emploi de contractuel ouvert aux fonctionnaires des 3 fonctions publiques de catégorie C par voie de détachement sur contrat d'une durée de 2 ans renouvelable ou à toute autre personne susceptible d'être recrutée sur un contrat de droit public à durée déterminée (CDD) de 3 ans

Management : NON

Poste à pourvoir à compter du : 5 janvier 2026

Date limite de candidature : 23 novembre 2025

VOS MISSIONS
Placé(e) sous l'autorité de la cheffe de pôle, dont il/elle relève pour sa gestion (évaluation, primes, accord sur les congés et autorisations d'absence), l'assistant(e) la soutient dans l'organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du pôle en assurant des fonctions d'assistance technique. Il/elle est chargé(e) de :
o Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien de la cheffe de pôle (prise de RDV, courriers, e-mails, congés, planification et suivi de la programmation du pôle)
o Être l'interface avec les autres services et partenaires extérieurs (notamment assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs externes et internes)
o Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
o Assurer les travaux préparatoires aux réunions du service (préparation des dossiers pour les réunions, mise à jour des tableaux de suivi)
o Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
o Participer à l'organisation de la logistique des recrutements (agents et stagiaires)
o Participer à l'accueil, l'information et la formation des nouveaux arrivants (agents et stagiaires)
o Préparer et organiser la logistique des différents évènements (réunions en présentiel et en distanciel, déplacements - traitement des ordres de missions et notes de frais, interventions, évènements, séminaires...) et assurer la gestion et le suivi de certains dossiers (devis fournisseurs, préparation et exécution d'un budget...)
o Correction ortho-typographique et mise en forme des documents (notes, courriers, rapports, comptes rendus...)
o Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
Il/elle contribue, en lien avec les autres assistantes de la direction (deux assistantes de pôle, une assistante de direction), à assurer la continuité des fonctions d'assistanat et de secrétariat de l'ensemble de la DPEAD (pendant la période de congés notamment) et veille, pour son pôle, à la bonne mise en oeuvre du traitement de l'information sur le serveur commun (nettoyage du serveur, nommage des fichiers, archivage numérique des productions...).

PROFIL RECHERCHÉ
- Rigueur et sens de l'organisation

- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs courants

- Autonomie, prise d'initiative et sens des responsabilités

- Réactivité et aptitude à travailler dans l'urgence ;

- Capacité à gérer les prioritéset à évaluer l'urgence d'une demande
Afficher la suite
- Capacité à rendre compte

- Sens de l'écoute et du dialogue

- Capacités rédactionnelles

- Aptitude à travailler en équipe

- Capacité d'adaptation

- Discrétion professionnelle

FORMATION ET EXPÉRIENCE NÉCESSAIRES

- Formation Bac +2 souhaitée ou expérience antérieure réussie dans une fonction similaire