Gestionnaire de Formation Continue H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

RÉSUMÉ DU POSTE
La gestionnaire du service Formation Continue organise et gère les aspects administratifs d'un
portefeuille de formations professionnelles.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
- Assurer la gestion administrative de Diplômes Universitaires (DU) en respectant la réglementation et
les obligations de la formation continue.
- Répondre à l'ensemble des mails concernant les DU de son portefeuille reçus sur l'alias du service
- Assurer la campagne de recrutement des formations de son portefeuille
- Instruire les dossiers d'inscription en ligne : vérifier la conformité de chaque dossier, définir le régime
d'inscription et le tarif à appliquer
- Elaborer le devis nécessaire au candidat en vue de sa prise en charge par un organisme financeur ou
un employeur
- Transmettre tous les éléments nécessaires à la facturation
- Réaliser la campagne de contractualisation, de conventionnement et d'inscription
- Assurer le suivi des dossiers de désistement et établir les dossiers de remboursement
- Collecter et diffuser les plannings aux stagiaires et au pôle Planning du service de la Scolarité
- Accompagner les stagiaires sur leur espace numérique de travail (Moodle, ADE, Zoom)
- Réaliser, diffuser et collecter les listes d'émargement
- Réaliser les attestations de présence et les transmettre aux organismes financeurs
- Assurer la campagne des examens de son portefeuille de formations
- Rédiger les certificats d'obtention
- Mettre à jour les fiches Ametys de chaque formation de son portefeuille
- Mettre à jour le référentiel de formation du Pôle Formation Continue Universitaire (FCU)
- Alimenter des bases de données (tableaux de suivi Excel)
- Assurer la gestion administrative de l'Attestation de Formation en Odontologie Hospitalo-Universitaire
(AFOHU)
- Réaliser la campagne de contractualisation et de conventionnement
- Faire l'interface avec les Hôpitaux partenaires pour collecter les conventions de stage

PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances
- Méthodes et outils d'aide à l'orientation
- Droit de la formation
- Diversité des publics
- Techniques documentaires
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire - Compétences opérationnelles
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir planifier son activité et respecter les délais
- Accueillir les populations concernées
- S'exprimer de façon claire et concise
- Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
- Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application)
- Rédiger des documents simples d'information et de communication
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Savoir-être - Compétences comportementales
- Sens relationnel
- Capacité d'écoute
- Sens de l'organisation