Assistant de Gestion Administrative et Accueil - Sanary sur Mer H/F - Communes

Sous l'autorité de la Directrice des Services Techniques et en collaboration avec l'ensemble des autres assistants de la Direction des Services Techniques, l'agent est dévolu à différentes tâches administratives et à l'accueil.

- Accueil face à face et téléphonique des administrés et professionnels
o Renseignements des administrés et professionnels, prise de messages et transmission aux intéressés, déclenchement de fiches d'intervention ou toute autre démarche en vue de satisfaire ou solutionner la demande
o Recherche des correspondants et mise en relation

- Secrétariat tâches spécifiques
o Saisie des demandes de DT pour le compte des référents techniques de la direction des services techniques
o Réponses aux demandes de DT/DICT adressées à la Commune (pour les réseaux qui la concernent)
o Saisie des permissions de voirie sollicitées par les concessionnaires
o Saisie des arrêtés de circulation relatifs à la tenue de travaux sur le domaine public

- Secrétariat tâches généralistes
o Tâches administratives diverses relatives au fonctionnement de la Direction des Services Techniques (organisation de réunion, saisie de compte-rendus, création et mise à jour de plannings et tableaux de suivi, réponses aux sollicitations des services support...)
o Tri, classement et archivage des documents et dossiers après vérification
o Rédaction de courriers de réponse aux administrés et aux différents intervenants professionnels (en coordination avec les référents techniques)
o Saisie sous le logiciel ATAL de tous les éléments nécessaires à l'analyse statistique des opérations conduites par la direction des services techniques.

- Connaître les spécificités de son service
- Connaître les Droits et Obligations du fonctionnaire
- Connaître et maîtriser les procédures administratives et techniques dans le cadre de la conduite d'opérations de travaux

- Accueil téléphonique et face à face
- Maîtrise de l'outil informatique
- Aisance à l'oral
- Rapidité d'exécution et de compréhension
- Aptitude à l'écoute
- Aptitudes rédactionnelles - Bonne présentation
- Bon relationnel
- Discrétion
- Organisation
- Aptitude à garder son calme et Gestion de conflits