Assistant·e de Direction - Haute Ecole des Arts du Rhin H/F - Fonction publique Territoriale

Auprès du directeur, de l'administrateur·rice général·e et en lien permanent avec l'ensemble de l'équipe de direction de la Haute école des arts du Rhin, l'Assistant/e de direction est chargé(e) d'assurer le secrétariat de cette partie de l'établissement, à savoir :

1) Assister la Direction dans la mise en ½uvre de l'activité et la gestion quotidienne :
- Accueil, prise de rendez-vous, organisation de réunions ;
- Relation avec les membres fondateurs de l'établissement, les élus locaux et leurs secrétariats, les partenaires locaux, nationaux et internationaux et leurs différentes instances ;
- Effectuer les activités et travaux de secrétariat (suivi des agendas, frappe et mise en forme de documents, classement, fichier des contacts...) ;
- Assurer le suivi du courrier physique et numérique, et sa diffusion (tri, distribution, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage) et veiller à sa mise en forme ;
- Gérer de manière autonome certains dossiers spécifiques et/ou transversaux ;
- Assurer le secrétariat des réunions du Comité de Direction et des réunions de service ;
- Assurer l'organisation et le suivi des dossiers des déplacements : administration générale, ordres de mission, bons de commande

2) Organiser la préparation logistique des instances et en particulier du Conseil d'administration :
- Préparer le Conseil d'administration (invitation, organisation, constitution des dossiers), assurer le suivi des délibérations (contrôle de légalité/publication/classement), contribuer au suivi et à l'organisation des renouvellements de mandat (élections, désignations) ;
- Organiser et assister à certaines réunions (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers, logistique, rédaction des comptes rendus).

Activités secondaires :
- Accueillir et renseigner les agents et les différents interlocuteurs ;
- Contribuer à l'amélioration des règles et des procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif de l'établissement (rédaction de notes de procédures, mise en place de circuits, etc.) ;
- Etablir des tableaux de bord de suivi d'activités ;
- Prendre en charge des dossiers transversaux, rédaction de conventions
- Coordination de la supervision des conventions
- Organiser le classement et la diffusion de la documentation de l'établissement.

Diplômes : Diplôme supérieur de secrétariat de direction ou équivalent
Expériences : Assistant·e de direction
Caractéristiques du poste nécessitant une grande polyvalence et capacité d'adaptation à des situations variées
Intérêt artistique

SAVOIRS
- Culture administrative au sein d'une collectivité ou d'un établissement public ;
- Techniques de secrétariat ;
- Connaissance de l'anglais et/ou de l'allemand.
SAVOIR-FAIRE
- Accueil et renseignement des interlocuteurs ;
- Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook, Powerpoint ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Gestions des plannings ;
- Organisation logistique de réunions (CA, CODIR, réunion de service);
- Capacité à prendre des initiatives, notamment en cas d'urgence ;
SAVOIR ÊTRE
- Qualités relationnelles, d'accueil, sens de la diplomatie ;
- Capacité à travailler en équipe et en autonomie ;
- Sens de l'organisation - Rigueur - Méthode - Discrétion professionnelle
- Capacité à s'adapter à des publics divers