Coordinateur Administratif et Opérationnel Bilingue Anglais H/F - Blue Finance

Blue Alliance (BA), an international NGO founded in 2016, manages Marine Protected Areas (MPAs) on behalf of governments and builds social enterprises in the Blue Economy.

BA currently manages 1,000,000 hectares of Marine Protected Areas (MPAs) across four MPA networks in Indonesia, the Philippines, and Zanzibar. With plans to extend our management to six MPA networks by 2030, our goal is to protect 2,000,000 hectares of coral reef biodiversity, safeguard over 70 threatened marine species, and significantly improve the livelihoods of more than 50,000 coastal community members.

Our innovative model not only focuses on ecological conservation but also ensures the economic empowerment of local communities through long-term income generation from reef-positive businesses in ecotourism, community-based aquaculture, sustainable fisheries, and blue carbon credits. Each business reduces specific drivers of coral reef ecosystem degradation and contributes financially to the MPA management through dividends and/or revenue sharing.

We fund early-stage investments into these businesses through our blended finance facility. We work with like-minded donors and investors by effectively co-managing MPAs and building Blue Economy businesses in and around them.

Our multi-disciplinary senior central management team (14 staff) collaborates closely with on-the-ground MPA teams and reef-positive enterprise teams (120 staff). The international team focuses on revenue and conservation strategy execution, providing expertise in effective MPA management, blended finance, and business management in ecotourism, aquaculture, fisheries, and blue carbon.Nous recherchons une personne curieuse et débrouillarde pour rejoindre notre groupe international et contribuer à nos initiatives commerciales favorables aux récifs coraliens ainsi qu'à la gestion des Aires Marines Protégées (AMP).

Vos responsabilités seront :

1. Gestion et coordination des voyages

- Planifier, réserver (si besoin) et assurer le suivi des déplacements professionnels des collaborateurs.
- Gérer et suivre les notes de frais associées aux voyages.
- Identifier, sélectionner et gérer les fournisseurs (ex. : BlueBiz Air France, agences de voyages, etc.).
- Mettre à jour et diffuser les procédures internes liées à l'organisation des déplacements : réservations, validations, remboursements, politique voyages, etc.
- Suivre les KPI (Nombre de voyages par équipe et par an, Coût moyen et durée moyenne des déplacements, Fréquence moyenne des voyages par collaborateur)

2. Suivi administratif, financier et gouvernance

- Rechercher, sélectionner et coordonner les prestataires (informatique, maintenance, services généraux, etc.).
- Gérer les assurances, abonnements, contrats et renouvellements : suivi de la facturation et de la qualité de service.
- Rédiger et mettre à jour les PV des assemblées générales (AG).
- Préparer la logistique et la documentation des AG.
- Effectuer les déclarations nécessaires auprès des services publics en cas de modification de gouvernance.
- Assurer le suivi de la gouvernance pour l'ensemble des entités du groupe.
- Soutenir l'ouverture et la gestion des comptes bancaires, y compris à l'international.
- Garantir la conformité des factures (réception, vérification, classement, mentions légales, numérotation, adresse de facturation, etc.).
- Établir les factures nécessaires au déblocage de fonds auprès des bailleurs.
- Assurer la logistique des livraisons et expéditions.

3. Coordination opérationnelle

- Assurer le suivi du plan de travail et des priorités opérationnelles (workplan).
- Coordonner les tâches, relances et échéances auprès des équipes.

4. Ressources humaines

- Mettre à jour l'organigramme et les dossiers salariés pour l'ensemble des entités.
- Assurer le suivi des processus d'onboarding et d'offboarding.
- Gérer la relation avec l'Opco
- Administrer la mutuelle et les affiliations salariés (inscriptions, radiations, cotisations, suivi avec l'assureur).
- Suivre les congés, absences et mouvements du personnel HOC.
- Mettre à jour les procédures RH.

- Expérience préalable dans un poste similaire, de préférence au sein d'environnements multiculturels ou multi-pays
- Organisé(e), autonome et capable de gérer plusieurs priorités simultanément
- Pragmatique, orienté(e) solutions et proactif(ve)
- Maîtrise de l'anglais, avec une aisance à interagir avec des interlocuteurs internationaux et à participer à des réunions en anglais