Assistant de Campus H/F - Universite Catholique de Lyon

Créée en 1875, L'Université Catholique de Lyon (UCLy) est historiquement la première université de la ville. L'UCLy est un établissement privé d'enseignement supérieur à but non lucratif concourant aux missions de service public, et qui porte ses valeurs dans le respect profond de la diversité des opinions et des cultures. L'UCLy accueille plus de 12 000 étudiants sur ses 2 campus Carnot et Saint-Paul dans l'hypercentre de Lyon (Lyon 2ème), et emploie environ 800 enseignants et administratifs.Il s'agit d'une mission polyvalente de gestion administrative de la scolarité qui s'articule autour de deux missions principales, le suivi de la scolarité et la gestion administrative.

Scolarité et administration pédagogique

- Gestion administrative de la scolarité et suivi des dossiers des étudiants dans le respect des différents règlements pédagogiques et des règles de scolarité (inscriptions, absences, édition de certificats, bulletins, gestions des notes.) ;
- Gérer, suivre les dossiers d'inscription et de réinscription (documents administratifs, choix de cours/matières, paiement de la scolarité, bourses .) et effectuer les relances,
- Relation avec les professeurs/vacataires pour l'organisation des cours (feuilles de présence, supports enseignement, emplois du temps...) ;
- Mettre à disposition les moyens logistiques pour les cours, les examens, les réunions, les évènements des formations de la Faculté de Droit ;
- Renseigner les étudiants pour toutes les questions d'ordre académique et pratique : organisation du campus, vie de l'étudiant, logement, emploi du temps, etc. ;
- Suivre les emplois du temps des étudiants inscrits dans les différents programmes en lien avec le service planning et les responsables pédagogiques ;
- Organiser les examens, les jurys et gérer les bulletins de notes ;
- Prévoir et organiser le tri, le classement, l'archivage, l'organisation numérique des documents ;
- Préparer, saisir et mettre en forme des documents (courriers, lettres de recommandation, etc.) ;
- Apporter des éléments d'information fiables (tableaux de suivi, etc.).

Gestion administrative et accueil

- Diffuser les informations de manière ciblée (par voie d'affichage, postale, ou dématérialisée) ;
- Accueillir et orienter les personnes vers les bons interlocuteurs, lieux ou services,
- Gestion des ressources salles conformément aux emplois du temps : organisation des cours, réunions, conférences, examens. avec mise à disposition des moyens logistiques (utilisation du logiciel ADE SOFT).

Profil et compétences
- Sens de l'accueil développé ;
- Aisance relationnelle en interne (étudiants, professeurs) et en externe (visiteurs, prospects, professeurs) ;
- Rigueur et qualités organisationnelles ;
- Capacité d'adaptation, d'initiative et esprit d'équipe ;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.) et Internet ;
- Très bonne maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe ;
- Capable de s'exprimer en anglais.

Poste à pourvoir : dès que possible et jusqu'au 15 décembre 2025.

Experience: 6 Mois

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.