Assistant - Assistante de Gestion Syndic Immobilier H/F - Cabinet Arrondel

Suite au développement de l'activité syndic de Copropriété, nous sommes à la recherche d'un ou d'une assistante administrative (H/F) et travaux ayant idéalement une première expérience dans ce secteur d'activités. Les missions principales sont :

- Administration :
SINISTRES :
o Suivi des dossiers Sinistres : déclaration de dégâts des eaux - suivi assurance - suivi reprises des causes et conséquences - suivi des versements des indemnités
o Suivi des dossiers de Dommage Ouvrages : déclaration des dommages - Organisation des expertises - suivi assurance - suivi reprises des causes et conséquences - suivi des versements des indemnités
Convocation AG :
o Organisation des plannings de réunion des CS
o Organisation des plannings des AG - Réservation des salles de réunion - aide à la convocation (rédaction- devis - envoi)
PV AG :
o Aide à la rédaction et à l'envoi des PV
o Suivi des envois des devis suite au vote des travaux en AG
FACTURATION :
o Suivi de la facturation des prestations de Syndic (suivi des honoraires pré-état daté - état daté - honoraires de gestion- vacations annuelles)
Gestion et organisation :
o Création des tickets évènements sur le logiciel et suivi (de l'ouverture à la clôture)
o Mise en forme logiciel métier : création de trames Cabinet ARRONDEL
o Aide à l'archivage - dématérialisation (nouvelles copro)
GED : animation du suivi des contrats / renouvellement / enregistrement
Suivi des carnets d'entretien
Mise à jour du registre national des copropriétés
Suivi du registre des mandats et des contrats de Syndic

- Travaux :
o Suivi des envois des devis - prise de RDV avec les artisans - vérification des devis (TVA, descriptif des travaux)
o Prise de RDV pour devis travaux à réaliser
o Autorisation de voirie - de travaux
o Compte-rendu de chantier (occasionnel)

Experience: 12 Mois

Compétences: Réglementation de la copropriété,Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition d'un public,Evaluer et chiffrer des réparations,Gérer des réclamations et litiges,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Activité des géomètres

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.