Responsable du Service Planification et Evènementiel H/F - Centralesupelec

CentraleSupélec, Établissement Public à caractère scientifique, culturel et professionnel, constitué sous la forme d'un Grand Établissement est placé sous la tutelle conjointe du ministère de l Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche et du ministère de l'Économie, de l'Industrie et du Numérique.La Direction du patrimoine immobilier et de l'environnement de travail est une direction support aux activités de l'école : la recherche, l'enseignement, l'entrepreneuriat et l'évènementiel. Elle comprend 60 agents et est organisée en deux sous-directions : l'Immobilier (gestion du patrimoine, anticipation des évolutions, conduite d'opérations de construction et ou de réhabilitation) et Les services opérationnels aux usagers de l'école (sécurité sûreté, planification, évènementiel, maintenance, travaux, accueil, entretien propreté).

Mission
Vous piloterez l'ensemble des activités liées à la planification des enseignements, la régie étudiante (locaux associatifs) et la coordination des évènements (plus de 850 évènements par an : évènements étudiants, internes ou externes locatifs).
Vous définirez et organiserez les moyens et dispositifs visant à la bonne réalisation de l'ensemble des activités du périmètre du service.
Pour ce faire, vous encadrerez 9 agents répartis sur trois pôles : régie étudiante, planification et régie technique event ; et travaillerez en étroite collaboration avec l'ensemble des équipes impliquées dans ces activités.
Activités principales
A ce titre, vos activités seront les suivantes :

- Encadrement de l'ensemble des équipes des 3 pôles du service
- Optimisation des activités, pilotage des prestations et remontée des indicateurs
- Développement et commercialisation des évènements locatifs :
- Développement de l'activité évènementielle
- Gestion des contrats de location
- Réalisation des visites de repérage
- Dispatch des évènements aux régisseurs/coordinateurs d'évènements
- Intégration de la démarche de développement durable dans la mise en place des évènements
- Coordination de la Régie étudiante en charge de la gestion des locaux étudiants
- Coordination du pôle planification composé de 2 activités principales et gestion des demandes et des besoins :
- Planification des enseignements en lien avec la direction des formations
- Coordination des petits évènements pédagogiques
- Coordination de la Régie générale et technique dont les principales activités sont :
- La définition et la mise en oeuvre de la politique de l'établissement sur l'activité évènementielle (process, reporting, outils de suivi et d'évaluation).
- L'apparitage technique de l'ensemble du campus et la maintenance préventive des infrastructures techniques
- La régie évènementielle sur les gros évènements (accompagnement de l'évènement sur toute la chaine d'organisation)

Activités communes à l'ensemble des agents de la DPIET :
- Participer à la vie de l'école
- Participer à la démarche qualité de son service et de la direction

Experience: 3 An(s)

Compétences: Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires,Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement,Recueillir et analyser les besoins client,Concevoir et gérer un projet,Concevoir une animation événementielle,Coordonner les étapes de l'organisation de l'événement et de son animation, en s'assurant du respect des délais et des obligations contractuelles,Elaborer, suivre et piloter un budget,Gérer le stress et prendre des décisions rapides en situation d'urgence,Négocier avec les prestataires externes,Organiser le travail d'une équipe,Organiser un rétroplanning,Réaliser la gestion administrative des contrats,Sélectionner un lieu pour un évènement,Utiliser les réseaux sociaux pour promouvoir son travail personnel

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.