Executive Assistant CDD H/F - Shiseido

Assistant (e) de direction H/F
CDD H/F

QUI SOMMES-NOUS?

Reconnue comme la première entreprise de cosmétiques fondée au Japon, et classée au 5ème rang mondial des groupes de beauté, Shiseido incarne l'excellence absolue dans le domaine des soins, du maquillage et des parfums. La réputation de l'entreprise, fondée en 1872, s'appuie sur plus de 150 ans de recherche et d'innovation au service de la Beauté.
Les marques du Groupe sont aujourd'hui distribuées dans plus de 120 pays et régions. Shiseido emploie environ 36 000 collaborateurs de près de 100 nationalités et a généré un chiffre d'affaires de 6,7 milliards d'euros en 2024.
Guidés par la mission de l'entreprise « Beauty Innovations for a Better World », les collaborateurs de Shiseido sont animés par des valeurs qui illustrent son héritage unique : « People First », « Diversity », « Art & Science », « Japanese », « Uncompromising Quality » et « Omotenashi ».
Shiseido EMEA, basé à Paris, couvre les activités mondiales des marques de parfum Issey Miyake, Narciso Rodriguez, Zadig&Voltaire, Max Mara, Shiseido Fragrances et Serge Lutens; des marques de soin Ulé et Gallinée ; ainsi que les activités et la distribution régionales de plusieurs marques du Groupe : Clé de Peau Beauté, Drunk Elephant, NARS, Shiseido Ginza Tokyo et Tory Burch. La région compte également un centre d'innovation européen (EIC) dédié à la recherche et au développement ainsi que 2 sites de production basés dans le Loiret.

ORGANISATION

Manager : Supply Chain Director & EMEA PMO & EMEA Procurement Director
Lieu de travail : Paris 8ème jusque fin 2025, Neuilly-Sur-Seine à partir de Janvier 2026
Contrat: CDD 8 Décembre 2025 au 30 Avril 2026

RESPONSABILITES PRINCIPALES

Assister les directeurs ainsi que leurs équipes dans les tâches courantes administratives dans le respect de la politique du groupe Shiseido.

ASSURER LES TACHES COURANTES ADMINISTRATIVES POUR SON ET SES N+1

Assurer la gestion du planning,
Traiter les appels et les courriers,
Créer et suivre les bons de commandes et les notes de frais,
Organiser les voyages, les réunions, les restaurants... (billets, plateaux repas, visio, salle, matériel...),
Négocier les conditions tarifaires avec les agences,
Organiser les séminaires,
Préparer les supports de présentation pour les réunions, séminaires...

ASSURER LES TACHES COURANTES ADMINISTRATIVES POUR LES EQUIPES DE SES N+1

Organiser les déplacements (réservation des titres de transport...),
Recevoir et traiter les documents provenant de HQ,
Aider à la rédaction de rapports, centraliser les informations,
Suivre le budget du service en interface avec le contrôle de gestion et l'équipe.

PROFIL RECHERCHE

Maitriser pack office.
Relationnel client.
Savoir collecter et mettre en forme des données.
Savoir organiser des déplacements, réunion, évènements internes.
Savoir faire des communications écrites: anglais fluent écrit & oral.

Savoir travailler dans un environnement multiculturel.