Instructeur Etat Civil H/F - Mairie

Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. Suresnes est au coeur d un pôle économique majeur de l Ile-de-France d environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016.Votre rôle :
Accueillir, renseigner, instruire et gérer les demandes du public (mariage, naissance, décès.). Assurer le suivi des instructions en matière d'Etat-Civil des diverses administrations.

Vos missions :

Enregistrement des déclarations de naissance, reconnaissance, mariage, décès et PAC :
- Assure l'accueil du public -
- Enregistre, selon le règlement en vigueur, les déclarations et établit les actes
- Constitue les dossiers de mariage et assiste à leur célébration (réunit, vérifie et enregistre les différentes pièces justificatives nécessaires à l'établissement du dossier)
- Tient à jour les registres
- Enregistre et appose les mentions sur les actes informatisés, les registres et les livrets de familles
- Instruit les dossiers de parrainage civil, changement de prénom, de nom et les rectifications administratives

Traitement des demandes d'actes :
Traite les demandes dématérialisées d'actes (COMEDEC).

Information/ Communication :
- Réceptionne les appels téléphoniques, informe et conseille les personnes souhaitant des renseignements
- Est l'interlocuteur des administrés et des administrations
- Etablit le planning hebdomadaire et trimestriel des célébrations des mariages pour les Adjoints au Maire
- Envoie à l'INSERM (Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale) les statistiques
- mensuelles des naissances
- Assure la publication des naissances, mariages et décès (presse interne).

Polyvalence :
- Participe à la gestion des cimetières en relation avec les conservateurs des cimetières (gestion des vacations de police)
- Participe lors des scrutins électoraux à l'organisation des élections
- Peut participer à la création et à la mise à jour informatique de maquettes, de procédures et de documents destinés à l'Etat Civil.

Profil
Formation : Il n'y a pas de formation particulière pour occuper le poste, le suivi de formations en interne et en externe est indispensable.

Vos connaissances : Connaissances de l'instruction générale de l'Etat Civil (IGREC), des différentes circulaires en matière d'Etat-Civil et de la législation funéraire

Vos compétences pratiques :
Connaissance des procédures
Utilisation des outils de bureautique informatique (Word / Excel) et des progiciels métiers Mélodie et Requiem

Vos qualités personnelles :
Bonne communication,
Sens pédagogique,
Organisation,
Grande rigueur,
Sens de la confidentialité,
Disponibilité

Experience: 1 An(s)

Compétences: Accueillir et fournir des renseignements à la population locale,Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.