Assistant·e Administratif·ve et Exploitation H/F - ARES

Ce poste est fait pour vous si :

vous avez une bonne expérience dans l'assistanat
vous souhaitez participer à un projet humain et donner sens à votre travail
vous aimez évoluez dans un environnement dynamique et évolutif

L'ETABLISSEMENT :

Au sein du Groupe, Log'ins est une Joint-Venture Sociale créée en 2011 avec l'entreprise GXO, l'un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions logistiques. Log'ins commercialise des prestations de logistique fine (e-commerce, publi-promotionnelle et co-packing) via 3 établissements : Villabe (91), Lieusaint (77), Saint Vulbas (01). En 2024, Log'Ins réalisait un CA consolidé de 11,4 M€ et accompagnait au global près de 300 personnes en situation de handicap.

Le Groupe Ares recherche aujourd'hui, un.e Assistant.e Administratif.ve F/H, pour l'établissement LOG'INS à Lieusaint (77).

LE POSTE :

Log'ins de Lieusaint (77), est composé de 16 salariés permanents et accompagne une soixantaine de salariés en insertion (SI) depuis janvier 2025.

Sous la responsabilité du Directeur d'établissement et en collaboration avec la Responsable d'Accompagnement Social et Professionnel et Responsable d'Exploitation, vos principales missions sont les suivantes :

1. Assurer l'accueil et le secrétariat de l'établissement :

Prendre en charge l'accueil téléphonique et physique.
Réceptionner les candidatures de salariés en insertion (SI) et gérer la logistique des sessions de recrutement
Assurer le secrétariat : gestion du courrier, rédaction de correspondances, classement etc.

2. Garantir le suivi administratif des salariés :

Constituer puis suivre le dossier administratif et informatique pour chaque entrant dans la structure et transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats.) et externes.
Effectuer les démarches d'embauche et de sortie pour chaque salarié (inscription au registre du personnel, demande de visite médicale, DPAE, avenants.).
Collecter et gérer les informations relatives à la paie des salariés :
- Transmission des éléments variables au service Paie et mise à jour des tableaux de suivi.
- Mettre sous plis les bulletins de paie et s'assurer de leur bonne distribution.
Aider l'équipe sociale dans les démarches administratives simples des salariés en insertion

3. Garantir le suivi administratif de l'exploitation :

Préparer, classer et archiver les dossiers clients et partenaires (suivi, mise à jour.)
Contribuer à la facturation des clients (suivi et relance des clients)
Elaborer et s'assurer de la bonne transmission du planning aux encadrants et SI.
Relation fournisseurs : suivi de commandes consommables, suivi de l'entretien du bâtiment, préparation d'inventaire

PROFIL RECHERCHE :

FORMATION : Formation supérieure dans les domaines de l'assistanat, la gestion des ressources humaines, l'administration du personnel ou paie.

EXPÉRIENCE : 2 ans d'expérience professionnelle sur un poste similaire

COMPÉTENCES :

Une grande capacité d'organisation
Faire preuve de rigueur, d'autonomie et de proactivité
Bonne communication orale et écrites
Vous êtes à l'aise avec les outils numériques, notamment avec le pack office (Excel, Word).
Sens de la confidentialité
Bon relationnel
Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des partenaires variés

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Définir des besoins en approvisionnement,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Organiser le traitement des commandes,Réaliser la gestion administrative du personnel,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.