CDD- Chargé de Gestion Administrative en Formation Continue H/F - Logo Institut Agro
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Les missions du poste
Mission
Le chargé de gestion administrative en formation continue h/f est en charge d'apporter un soutien administratif et logistique essentiel pour le bon déroulement des programmes de formation continue de l'organisme de formation de l'institut Agro Rennes-Angers et pour les actions mis en oeuvre pour le consortium COMPETENS'AGRO. La personne assiste l'équipe de formation continue dans la réalisation des activités de formation, le suivi administratif, le suivi financier et la communication avec les participants (intervenants et apprenants).
Activités
Coordination logistique
o Préparer les éléments logistiques pour accueillir les intervenants et les stagiaires
o Coordonner les aspects pratiques tels que la réservation de salles, de véhicules et la gestion des fournitures en passant par les documents nécessaires pour les participants et les intervenants.
o Contribuer à l'accueil des stagiaires et des intervenants
Gestion administrative et suivi
o Suivre la gestion administrative des dossiers, de l'inscription jusqu'au déclenchement de la facturation
o Collecter les évaluations post-formation et préparer des rapports synthétiques
o Effectuer le stockage numérique des documents
o Renseigner les tableaux de bord permettant un suivi des activités du service
o Etablir les documents à destination des stagiaires et des financeurs
o Tenir à jour la base de données des stagiaires et commanditaires
o Respecter plan d'action qualité pour garantir la conformité de nos actions de formation
Communication
o Accueillir et informer le public (entreprises, particuliers, demandeurs d'emploi par exemple) sur les sessions de formation
o Contribuer à la promotion de nos actions de formation
o Planifier les sessions de formation
o Participer ponctuellement aux événements et activités de communication sur l'offre de formation
Champ relationnel
Le chargé de gestion administrative en formation continue h/f sera en relation avec :
- Ses homologues sur les campus de Rennes et Angers,
- Les responsables pédagogiques des sessions de formation,
- Les départements d'enseignement de l'établissement et sa communauté d'enseignants,
- Des structures du public, des entreprises et des particuliers,
- Les services supports de la direction des formations, de la vie étudiante et de l'orientation et les autres directions de l'école,
- Ses homologues sur le plan national au sein des Ecoles membres du consortium COMPETENS'AGRO.
Le profil recherché
Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 et vous justifiez idéalement d'une expérience minimum de 2 ans sur des missions similaires de gestion administrative dans un organisme de formation continue.
La connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur sera un atout supplémentaire.
Vous possédez les compétences et aptitudes majeures suivantes
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques
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- Excellentes compétences en communication écrite et orale
- Bonne capacité de synthèse
- Savoir rendre compte de son activité
- Capacité à mener plusieurs dossiers en parallèle
- Capacité à intégrer le changement
- Connaissance des enjeux, des acteurs et de la règlementation en matière de formation professionnelle continue.
Attitudes préférables pour travailler ensemble
- Goût du travail en équipe et de travail collaboratif
- Bonne capacité de gestion de la relation client
- Rigueur, autonomie, sens de l'organisation, adaptabilité et réactivité