Ddets69 - Assistant aux Contrôles des Entreprises Uc2 H/F - Fonction publique de l'État

Assure un ensemble de travaux visant à l'information des usagers, au bon fonctionnement de l'unité de contrôle et à l'assistance des agents de contrôle dans la réalisation de leurs activités.

Activités liées à la relation à l'usager et au fonctionnement de l'unité de contrôle :

- accueil (physique et téléphonique), information et orientation des usagers ;
- gestion du courrier, de la messagerie électronique institutionnelle et des dossiers ;
- logistique opérationnelle du fonctionnement de l'unité de contrôle ;
- organisation et appui opérationnel à l'activité des agents de l'unité de contrôle ;
- traitement des déclarations d'accident du travail sous SUIT (DAT), informations sur les accidents graves ou mortels, suivi des chantiers BTP, conflits du travail

Activités liées à l'appui au contrôle :

- appui à la définition et à la mise en oeuvre d'actions collectives de contrôle et d'appui au contrôle (socle commun des actions d'appui au contrôle) ;
- élaboration et mise à jour d'outils de suivi des plans d'action régionaux et départementaux ;
- alimentation et exploitation des systèmes d'information dédiés et réseaux communs, notamment SUIT ;
- premier niveau de recherche documentaire, de rédaction de notes et de lettres de réponses aux usagers ;
- contrôle de complétude des dossiers de demandes transmis aux agents de contrôle par les usagers : licenciements de salariés protégés, plans de retrait d'amiante ;
- contrôle de conformité administrative de certaines obligations des entreprises : prestations de service internationales, égalité professionnelle, CSE

Relations hiérarchiques / fonctionnelles et interlocuteurs particuliers :
- placé sous l'autorité hiérarchique du responsable de l'unité de contrôle ;
- travail collectif important au sein de l'unité de contrôle

Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle.

Corps / Grade attendu : Secrétaire administratif

Connaissances

- Droit du travail : orientation et l'information des usagers, réalisation de contrôle de complétude des dossiers entrants, réalisation de contrôle de conformité d'obligation des entreprises: N ;
- Procédures et méthodes relatives au contrôle : connaissance des méthodes et conditions d'intervention des agents de contrôle pour leur apporter un appui efficace et connaître le cadre déontologique de l'inspection du travail : A ;
- Techniques de recherche et les ressources documentaires : savoir effectuer une recherche documentaire de premier niveau pour les agents de contrôle : N.

Savoir-être :
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- Savoir travailler avec les autres : échanger des informations au sein de l'unité de contrôle et avec les autres services de l'unité départementale ***
- Participer et contribuer aux réunions collectives ***
- Savoir être en relation avec les usagers: accueillir et écouter, identifier rapidement le problème posé, rassurer, gérer le temps consacré à l'interlocuteur: **
- Savoir s'organiser : ***
- Etre capable de respecter la confidentialité: ***

Savoir-faire :

- Savoir apporter une assistance administrative : qualifier et orienter les demandes adressées aux agents de contrôle, effectuer un contrôle de complétude de dossiers, classer et tenir à jour des dossiers, appliquer des procédures ;
- Répondre à des situations d'urgence
- Ravoir utiliser les applications informatiques spécifiques : Alimenter et exploiter le système d'information pour nourrir la base des connaissances sur les entreprises, maîtriser les outils bureautiques et les applicatifs nécessaires à l'exercice des activités
- Savoir mettre en forme, exploiter, interpréter des éléments chiffrés
- Savoir rédiger des documents internes ou administratifs: rédiger des réponses de premier niveau aux demandes des usagers, rédiger des comptes rendus et des notes
- Savoir utiliser les outils bureautiques et NTIC
- Utiliser l'ensemble des fonctionnalités de la messagerie
- Accéder et utiliser les ressources intranet et internet

Légende :

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.

M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.

A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.

N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)