Assistant de Gestion Ateliers H/F - Advance Emploi

Le Groupe Advance agit sur vos territoires pour révéler les potentiels humains - une vision fondatrice de notre engagement.

Réseau d'agences du Groupe, Advance Emploi tisse des liens durables entre les talents et les entreprises sur leur territoire.
Nous accompagnons nos clients avec des solutions de recrutement CDD / CDI et d'intérim, adaptées aux réalités locales et métiers.

Notre approche s'incarne dans la confiance, l'esprit d'entreprendre, le sens du service et la proximité : des valeurs qui nourrissent chaque relation et chaque mission au quotidien.

Advance Emploi Aubagne, recrute pour son client.Sous l'autorité du responsable opérationnel des ateliers, il/elle :
- Est en charge du suivi du temps de travail, des heures supplémentaires et de la gestion administrative des salariés de la structure
- Est un interlocuteur privilégié auprès des différents fournisseurs du magasin et plateforme logistique

1. Gestion quotidienne du travail des salariés
- Edition de la Main d'oeuvre / Contrôle du temps de travail / Saisie des heures supplémentaires et congés annuelles (Chronogestor) / RTT/ maladie
- Gestion des intérimaires (temps de travail, activités, conditions de travail)
- Gestion dotation bleus de travail
- Gestion des demandes des collaborateurs
- Traitement quotidien des mails
- Emission des billets de bateaux pour le personnel des ateliers

2. Assurer les relations entre les ateliers et les différents fournisseurs
- Traitement des demandes de devis auprès d'une trentaine de fournisseurs : En assurer les relances / Litige / les manques & surplus...
- Demande de création des fournisseurs (si nouveau)
- Gestion du réapprovisionnement du magasin/MGA après négociations auprès des fournisseurs

3. Maintien d'un lien fonctionnel entre différents services
- Gestion des attestations d'accès portuaire et/ou autorisations (S.I / Ateliers / Bords)
- Suivi des factures fournisseurs en lien avec le pôle comptabilité
- Traitement/Suivi et Envois des heures de temps de travail à la solde sédentaire du service RH

4. Assurer le bon déroulement des obligations de formation légales des salariés des ateliers
- Suivi des visites médicales
- Assurer le suivi des formations légales pour certains salariés (Amiante/CACES)
- Gestion de ses présences et attestations de formations via Excel et Notilus (Attestations et remboursements de frais)
- Contrôler la bonne disposition et réglementaire des harnais & masques à ventilation assimilés
- Suivi des VGP des chariots élévateurs

Conditions d'accès:
Bac +2 en Gestion ou administration avec 3 à 5 ans d'expérience
Ou Expérience de 10 ans minimum sur poste similaire

Maîtrise des outils dédiés : Qualiac / Sertica / Notilus / Sphinx / Resablue / Pack Office
Connaissance des principes de gestion : commandes/facturation/contrôle/paiement/suivi

Savoirs (Connaissances que le salarié doit posséder)
- Règles de gestion générales/RH et process comptable internes CL
- Maîtrise des outils informatiques : Qualiac / Sertica / Notilus / Acciline / Resablue / Pack Office
- Maitrise optimisée des outils informatiques et particulièrement Excel


Savoir-faire (Habiletés du salarié à mettre en oeuvre ses expériences et ses connaissances)

- Lecture et contrôle facture en rapprochement d'une commande
- Process approvisionnement magasin
- Suivi des process fournisseurs
- Suivi attentif des différents reporting liés aux obligations légales (Temps de travail / Formations)