Gestionnaire Administratif H/F - CFL cargo France

La société CFL cargo France assure des opérations de conduite, d'acheminement et de formation de trains de marchandises sur le Réseau Ferré National en coopération avec CFL cargo SA.Dans le cadre du développement de nos activités entre la frontière luxembourgeoise et le Sud de la France, nous étendons nos implantations en France.

Nous recherchons un(e) : GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (H/F), en CDI, à Avignon

Sous la hiérarchie du Dirigeant Administratif Projets & Études, vous contribuez activement au bon fonctionnement de l'entreprise et plus particulièrement à celui des trois établissements dont vous aurez la charge.

Vos Rôles et Responsabilités :

Vos 1ers « clients internes » seront le manager d'exploitation et les conducteurs/trices de train fret de votre périmètre.

Poste polyvalent et varié, vos missions s'articuleront principalement autour de trois domaines d'activités :

Accueil gestion administrative :

- Accueil physique à l'agence d'Avignon
- Gestion des colis et du courrier entrant / sortant
- Validation des factures dans le workflow SAP
- Missions de saisies et reporting dans les divers fichiers et logiciels utilisés par le service
- Rédaction de courriers, communications internes, ...

Gestion des dotations et moyens au personnel :

- Gestion des réservations des hôtels
- Gestion des réservations des salles de formation, de réunion : internes ou location de salles auprès de prestataires externes selon le besoin et/ou les disponibilités
- Gestion des réservations des billets de trains voyageurs
- Accueil des nouveaux embauchés, dotation du matériel et de différents accès (taxis, badges, etc.)
- Gestion de la flotte de véhicules de fonction et de service
- Gestion des équipements IT, paramétrage de leur mise en service et support aux salariés rencontrant des problèmes (téléphones, tablettes, ordinateurs, etc.)
- Gestion des ouvertures / fermetures de lignes des forfaits pour téléphones, tablettes, internet dans les locaux

Achats, facturation et relations avec les fournisseurs internes et externes :

- Correspondant(e) pour les services internes du groupes (informatique, comptabilité, etc.)
- Recherche de fournisseurs, demande de devis, négociation de prix, passage de commandes
- Suivi des prestations commandées et de la réception des fournitures
- Évaluation des fournisseurs
- Contrôle, transmission pour mise en paiement et suivi des factures

En tant que membre d'un service partagé, vous contribuerez également à la réussite de divers projets bénéficiant à l'ensemble de l'entreprise (Staff Day, distribution des cadeaux de fin d'année, communication interne, ...) et à l'amélioration continue des processus internes.

- Vous êtes diplômé(e) d'un Bac +2
- Vous justifiez d'une expérience d'au moins 5 années dans une fonction similaire au sein d'une PME, idéalement dans le secteur des transports, en lien avec les services opérationnels.
- Vous êtes attaché(e) à l'exercice d'un poste requérant de la polyvalence.
- Votre expérience et votre proactivité vous permettront de vous approprier vos activités dans une organisation multisites, pour une activité de fret ferroviaire, produisant en continu.
- Méthodique et rigoureux(se) vous savez vous organiser avec autonomie pour réaliser l'ensemble de vos activités dans les délais impartis.
- Vous savez gérer votre temps et avez le sens des priorités.
- Soucieux(se) de l'image de l'entreprise, vous faites preuve d'aisance tant à l'écrit qu'à l'oral et vous saurez vous ajuster avec des interlocuteurs variés.
- Votre capacité d'adaptation vous permet de faire face à l'imprévu et y pallier efficacement.
- Vous maîtrisez les outils Office courants (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams)
- Une 1ère utilisation des logiciels CONCUR, SAP (gestion des factures) est un plus.
- Vous parlez et écrivez couramment le français. La maîtrise de l'anglais peut être un atout.