Assistant - Adjoint Administratif Hospitalier H/F - Centre Hospitalier Sainte Anne

Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie & neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.Statut Titulaire ou CDD - Lieu de travail : GHU Paris Psychiatrie et Neurosciences site Sainte Anne,1 rue Cabanis 75014 Paris
Poste à pourvoir à compter dès que possible

DESCRIPTION DU PÔLE/SERVICE

La pharmacie du site Sainte Anne se situe au Pavillon de l'horloge. Les secteurs médicaments et dispositifs médicaux stériles (DMS) sont situés au RDC du Pavillon de l'Horloge. Le préparatoire est situé au 1 er étage du pavillon. Le secteur stérilisation est situé au 1er étage du bâtiment Neuro Sainte Anne (NSA)

DESCRIPTION DU POSTE
Assurer les missions d'un secrétariat de service axées sur la logistique, la planification et le rédactionnel.

MISSIONS
Activités permanentes :

- Rédiger des courriers et notes pour le service.
- Tracer les courriers entrants et sortants.
- Assurer la diffusion d'informations ou de courriers dans le service ou l'établissement.
- Gérer les agendas électroniques (pharmaciens - cadre).
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs.
- Effectuer les demandes d'intervention et leur suivi auprès des services techniques, en lien avec la cadre du service.
- Assurer le classement et l'archivage des documents et revues.
- Assurer le rangement des documents nécessaires à l'activité tels que documents pour cyberattaque, dotations, signatures prescripteurs, autorisations IDE pour stupéfiants.
- Assurer la liquidation des factures - relances fournisseurs - achats pour compte des médicaments et DMS - litiges prix -Mise à jour d'informations fournisseurs, produits et marchés dans GEF ou copilote - associer des pièces marchés dans la GED avec les factures.
- Gestion et coordination médico-administrative (PH - assistants - internes - étudiants hospitalo-universitaires).
- Assurer la mise à disposition de documents de service (impression de livrets pour la rétrocession, documents pour l'accueil des internes et des externes.)
- Assurer la logistique des réunions et formations (convocations - locaux - matériels et supports).
- Assurer les commandes et la gestion de fournitures de bureau et fournitures hôtelières.
- Rédiger des documents et comptes-rendus de réunion.

PROFIL
Baccalauréat et/ou diplôme professionnel.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.