Assistant Administratif - Carcassonne H/F - Forvis Mazars

Forvis Mazars Avocats est un cabinet d'avocats spécialisé en droit des affaires et fiscalité, membre de Forvis Mazars - organisation internationale, intégrée et indépendante spécialisée dans l'audit, le conseil, ainsi que les services comptables, fiscaux et juridiques.

Présent à Levallois, Paris, Le Havre, Lille, Lyon, Rouen, Strasbourg, Toulouse, Carcassonne et Valence, le cabinet s'appuie également sur les compétences des experts Forvis Mazars, présents dans 40 bureaux en France et dans 95 pays à l'international.Les missions suivantes vous seront confiées :

Au sein du cabinet de Carcassonne, vous êtes directement rattaché(e) à l'Associée du bureau, et intervenez auprès d'une équipe de 3 collaborateurs Avocats et à ce titre intervenez sur :

GESTION ADMINISTRATIVE - via Excel et ERP (Akuiteo) :

- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et clients
- Mise à jour des Tableaux de suivi de l'activité du cabinet (lettres de mission, honoraires, temps passés ...) afin de garantir la fiabilité de la Facturation du cabinet
- Suivi des encours avec les avocats, assistance au pilotage de l'activité, suivi des relances
- Facturation des clients (honoraires + frais de formalités)
- Création des clients et codes affaires dans ERP
- Gestion des factures fournisseurs et frais de formalités (suivi de la réception, enregistrement et transmission des factures et affectation sur les bons codes clients ...), suivi des chèques émis/encaissés et remises en banque
- Gestion (suivi, enregistrement, validation) des temps Passés et des notes de Frais de l'Associée

GESTION COMMERCIALE

- Mise à jour et gestion des fichiers Clients (Contacts Outlook, CRM Salesforce, ERP Akuiteo) et transmission des informations aux services concernés
- Divers : Reliures présentations, bilans, supports, envois/relances de devis...
- Organisation d'évènements internes/externes (ateliers, petits-déjeuners etc.)

GESTION MOYENS GENERAUX ET SECRETARIAT

- Support administratif global (gestion des courriers entrants/sortants, appels, suivis, relances téléphoniques, prises de RDV ...)
- Identification, Rédaction, Mise à jour des procédures à formaliser
- Commandes fournitures et suivi des consommables
- Liaison avec les services administratifs internes (IT, RH, etc.) pour l'intégration des nouveaux collaborateurs (collecte et transmission des informations)

Vous justifiez d'une expérience d'au moins 2 ans en gestion administrative. Une connaissance complémentaire en facturation serait appréciée. Une parfaite maîtrise des outils bureautiques et de la gestion d'un ERP est nécessaire.

Autonome, organisé(e), rigoureux(se) et motivé(e), vous savez gérer les priorités et êtes reconnu(e) pour votre capacité d'analyse et de synthèse ainsi que vos excellentes qualités rédactionnelles.

Vous aimez l'idée d'apprendre constamment et d'intégrer une structure à taille humaine.

... Alors n'hésitez plus & postulez afin que nous puissions enfin nous rencontrer !