Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Pôle Emploi

Dans le cadre du développement de notre service formation, nous recherchons un/une assistant(e) administratif(ve).

Vous aurez pour missions :

Analyser des besoins et/ou des demandes de formation émanant d'entreprises, de branches professionnelles, d'organismes collecteurs, d'institutions et d'organismes publics et privés, de collectivités territoriales, de personnes en voie de professionnalisation ou de réorientation professionnelle.

Maitriser et utiliser le langage technique propre à la formation professionnelle

Identifier les différents acteurs de la formation professionnelle : Organismes de Formation, Prescripteurs, Financeurs, OPCO

Traiter les opérations administratives liées à la gestion du service formation :
- Assurer l'administration des formations: locations de salles, recrutement de formateurs externes, organiser les formations (planning)
- Répondre aux demandes d'informations des clients
- Traiter les réclamations courantes
- Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité du service formation
- Assurer le suivi administratif courant

Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
- Produire des documents professionnels courants (attestations de formation)
- Communiquer des informations par écrit
- Assurer la traçabilité et la conservation des informations
- Planifier et organiser les activités de l'équipe

Accompagner les décideurs dans le montage de leur plan de formation et des dispositifs de développement des compétences

Accompagner les décideurs dans les dispositifs de financement

Vous travaillerez en collaboration avec le coordinateur / la coordinatrice de l'organisme de formation.

Planning :
- 9h-12h et 14h-18h
- 35h sur 4.5 jours hebdomadaires

Experience: 1 An(s) - en organisme de formation

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.