Secrétaire Médical - Endoscopies Digestives H/F - AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunération Service d'affectationEndoscopies digestives Présentation du service
Service de Gastroentérologie, unité d'Endoscopies digestives, Chef de service: Pr Carbonnel

L'unité est composée de 3 salles d'examens, d'une zone de traitement des endoscopes, d'une zone d'attente couchée, une zone d'accueil, des bureaux médicaux et paramédicaux.

L'unité est rattachée au service de Gastroentérologie composé de 30 lits d'hospitalisation conventionnelle et d'un hôpital de jour de 10 places situés au 4éme étage du bâtiment Broca.

Activités de l'unité d'Endoscopies digestives:

- Examens digestifs à visée diagnostique: gastroscopie (adultes), coloscopie, rectosigmoidoscopie, entéroscopie, écho-endoscopie, vidéocapsule.

- Examens digestifs à visée thérapeutique(adultes et enfants): extraction de calculs bilio-pancréatiques, pose, changement et ablation de prothèses biliaires, pancréatiques et digestives, résection de tumeurs digestives

Composition de l'équipe:

- Médecin responsable de l'unité d'endoscopies digestives: Dr Boytchev

- Encadrant d'unité de soins et d'activités paramédicales: Mme Grasset

- 7 IDE

- 4 AS

- 1 secrétaire hospitalière

- 2 secrétaires médicales

Vos missions
Accueil et prise en charge des patients en collaboration avec l'équipe paramédicale

Informer les patients concernant la programmation de leur examen endoscopique

Appel à J-1 des patients: questionnaire Covid, respect des consignes de préparation des examens

Demander la validation des demandes d'examens au médecin référent

Informer l'équipe paramédicale des demandes d'examens en urgence

Programmer les examens sur le logiciel Orbis bloc

Programmer les RDV d'anesthésie

Envoyer les différents RDV et les consignes pré-examens aux patients

Faxer les dates d'examens aux différents services demandeurs et les recommandations pour les examens

Vérifier la concordance des examens programmés et les possibilités définis par l'encadrement et le médecin responsable

Vérifier la veille de chaque examen que les patients aient respecté les consignes

Éditer les programmes opératoires pour le lendemain

Gérer les annulations ou reports d'examens à la demande des patients/des équipes médicales

Participer au lissage planning en collaboration avec les IDE, le médecin et le cadre de santé

Prise de rendez-vous et gestion des agendas

Saisie et/ou relecture des comptes-rendus d'endoscopies digestives et de consultations et envois aux correspondants

Gestion des demandes d'examens extérieures

Numérisation des examens et courriers et classement dans dossier papier

Aide et remplacement des collègues aux endoscopies et gastroentérologie
Profil recherché
Formations et/ou qualifications requises:
- Diplôme de secrétaire médical
- BAC/ Bac ST2S
- Bac +2

Expérience requise :
- Expérience obligatoire en milieu hospitalier (minimum 3 ans)

Connaissances particulières :
- Organisé
- Accueillant
- Patient
- Sociable
- Souriant
- Avoir l'esprit de conciliation
- Capacité d'écoute
- Discrétion (la secrétaire médicale est soumise au secret professionnel)
- Aime le contact avec le public

Qualités professionnelles requises :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travailAmplitude horaire de 08h00 à 16h30 du lundi au vendredi TélétravailNonVos avantages à l'AP-HP
Avantages liés au statut et à la fonction :

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

Aide à l'installation et au logement :

- Aide à l'installation versée par l'AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

Avantages sociaux :

Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas...) et de vacances à tarifs préférentiels+ diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l'espace détente : séances de relaxation

Description de l'hôpitalSitué au Kremlin-Bicêtre (94), alliant activités d'expertise et de proximité, il prend en charge la quasi-totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d'activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d'urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d'une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares.Référence de l'offre2025-18450