Gestionnaire de Formation Fcps Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Sous la responsabilité de la Direction de la Formation Continue Panthéon-Sorbonne et de la responsable du Pôle formations FCPS le.la gestionnaire formation doit assurer les missions administratives et financières ainsi que les missions de scolarité (IA/IP/notes/délivrance des diplômes) pour le bon déroulement des formations continues qui lui sont attribuées.
Conseil et orientation

Informer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation Continue sur les démarches administratives liées à la formation
Informer, orienter et suivre les stagiaires en Apprentissage sur les démarches administratives liées à la formation
Assurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolarité
Assurer le rôle d'interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l'université, entreprises, organismes financeurs ...
Assurer la diffusion d'informations relatives aux formations en interne avec la personne chargée de la communication.

Gestion administrative
Assurer le bon déroulement d'une formation offerte aux stagiaires : respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser et mettre à jour les plannings formations, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)...
Assurer la gestion du courrier et de la messagerie
Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : feuilles d'émargement, feuilles de présence, numéros RNCP, CPF...
Assurer le classement et l'archivage

Gestion scolarité
Gérer les IP, la saisie des notes, le PV de délibération et la délivrance des diplômes sur APOGEE
Organiser les délibérations
Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC
Organiser les rentrées officielles des diplômes avec le.la responsable pédagogique
Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction

Gestion financière
Elaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, Pole Emploi sur les plateformes dédiées
Assurer le suivi des mises en paiement
Assurer l'ingénierie financière du montage des dossiers de financement
Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière
Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires

Assistance logistique
Mettre à disposition l'ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d'une formation
Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)
Participer à l'organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons
Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations

Diplôme requis : Diplôme homologué niveau IV

Expérience professionnelle : avoir exercé des fonctions dans les domaines de la gestion administrative

Savoir-faire :

Maitriser les techniques de gestion administratives
Maîtriser la règlementation et les procédures liées à la gestion de la scolarité
Connaitre la règlementation en matière de Formation Continue
Etre organisé.e et rigoureu.x.se
Avoir une aisance relationnelle et le sens de l'accueil
Travailler en équipe
Outils spécifiques à l'activité :
Afficher la suite
Pack office / messagerie
Base de données et application : FCA Manager - APOGEE - EPI
Kairos
Espace des Organismes de Formation (EDOF)
Transition Pro
ZOOM