Assistante de Direction - Commune de Parentis en Born H/F - Fonction publique Territoriale

L'assistant(e) de direction assure le soutien administratif, organisationnel et logistique de Mme le Maire et de la direction générale. Il (Elle) contribue à la qualité, à la fiabilité et à la fluidité de l'information au sein du service et dans les relations avec les partenaires internes et externes.

MISSIONS / TACHES
* Assurer l'accueil téléphonique et physique de Mme le Maire et du secrétariat général,
* Gérer le courrier entrant et sortant,
* Assurer le suivi des projets et activités de la Direction générale,
* Coordonner et mettre à jour les tableaux de suivi des activités des services,
* Planifier les rendez-vous en fonction des priorités de Mme le Maire,
* Gérer et actualiser les bases d'informations administratives,
* Préparer et suivre les conseils municipaux, ainsi que les autres instances de gouvernance, en lien avec la Direction générale,
* Veiller au bon fonctionnement logistique interservices : plannings, courriers, relations avec les fournisseurs,
* Assurer le suivi des registres d'arrêtés et de délibérations,
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers administratifs,
* Gérer le planning de prêt des véhicules municipaux (hôtel de ville),
* Être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des assurances municipales et de sociétés prestataires
* Assurer la responsabilité de la salle de reprographie : veiller à son bon fonctionnement, à l'approvisionnement en fournitures, au classement et au rangement du matériel afin de garantir une organisation optimale et un environnement de travail ordonné.

COMPETENCES / SAVOIRS FAIRE
* Prendre des notes et rédiger tous types de courriers et documents administratifs,
* Filtrer, orienter et traiter les courriers, messages téléphoniques et courriels,
* Rechercher et exploiter des informations, notamment à caractère réglementaire,
* Saisir et mettre en forme des documents variés,
* Planifier et gérer des agendas,
* Assurer la gestion, le classement et l'archivage des documents.

SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS
* Maîtrise de l'élaboration de tableaux de bord et d'outils de planification,
* Maîtrise des outils informatiques et logiciels de gestion,
* Maîtrise des logiciels bureautiques et progiciels métiers.

SAVOIRS ETRE
* Sens de l'organisation, de la gestion et de la communication,
* Rigueur, réactivité et autonomie,
* Excellente expression orale et écrite,
* Capacité à hiérarchiser les priorités et à gérer les urgences,
* Sens du relationnel et capacité d'adaptation à divers interlocuteurs,
* Discrétion professionnelle et loyauté.