Assistante Administrative - Communauté de Communes Cingal-Suisse Normande H/F - Fonction publique Territoriale

Mission principale
- Assurer le bon fonctionnement du service transport
- Assurer les relations avec les familles

Cadre(s) d'emploi
- A minima : Adjoint Administratif
- A maxima : Rédacteur

Conditions de travail
- Durée hebdomadaire : 35/35ème
- Lieu d'affectation : Maison de services

Rattachement hiérarchique
- Directrice Générale des Services

MISSIONS
- Assurer les relations avec les familles et usagers : accueil téléphonique et physique, traitement et suivi des correspondances avec les usagers.
- Comptabilité (marché, mandats, titres, budget général et annexe, ouverture de la comptabilité)
- Instruire les dossiers d'inscription des élèves jusqu'à la remise des titres de transport
- Déterminer les lignes à emprunter par chaque usager scolaire et adapter les lignes suivants les volumes d'élèves à transporter.
- Intervenir régulièrement sur les lignes pour suivre et contrôler la bonne exécution des services, traiter et suivre les dossiers liés à ces contrôles auprès des acteurs concernés.
- Contrôler le respect du règlement des transports scolaires de la CABB, avec traitement et suivi des incidents constatés.
- Transmettre les éléments pour établissement des plannings par le service R.H
- Suivre les logiciels et équipements nécessaire au fonctionnement des transports scolaires, participer à leur développement si nécessaire.
- Rédaction des courriers et rapports du service transport scolaire, en lien avec le reste de l'équipe
- Etablir les plannings d'entretien des véhicules
- Mise en place des déviations sur les tournées selon les arrêtés de circulation des communes, communication avec les familles ainsi qu'avec la Région Normandie et application Citykomi.
- Gestion des parcs des véhicules (contrôle technique, contrôle EAD, planification changement des pneus, divers)
- Gestion et mise en place du fonctionnement du transport scolaire
- Suivi des conflits entre le transport et les usagers (constats)
- Gestion des dossiers d'inscriptions au transport scolaire via le site Pégase de la Région Normandie (élaboration des listes des élèves collège et primaire par tournée ainsi que les listes de pointages des élèves primaire pour les accompagnateurs.
- Tâches à effectuer selon les besoins du service
- Remplacement d'agents sur les diverses tournées scolaires

SAVOIRS
- Bon niveau rédactionnel (mails, courriers)
- Maitrise des outils informatiques (word, Excel, logiciel, Icare, Artemis, Monétis, Valoris)
- Pégase
- Application Citykomi
- Connaissances en matière de fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissances en gestion de services de transport scolaire
- Connaissances en comptabilité publique, suivi d'une régie de recettes
- Connaissances relatives à la production des tableaux, présentations et autres types de documents d'analyse

SAVOIR-FAIRE
- Être capable d'accueillir et dialoguer avec le public
- Être capable de travailler en équipe
- Avoir une bonne capacité d'adaptation à des missions variées
- Être capable de rendre compte de son travail dans des délais impartis
- Être rigoureuse dans la gestion des dossiers
- Maitriser les règles qui régissent le transport scolaire
- S'organiser pour assurer le suivi des dossiers
- Identifier les problématiques rencontrées dans l'instruction / gestions de dossiers afin d'alerter sa hiérarchie
- Savoir répondre et réorienter les interlocuteurs
- Savoir gérer les conflits

SAVOIR-ÊTRE
- Sens de l'écoute et du service
- Savoir rendre compte
- Capacité de travail en équipe
- Adaptabilité
- Patience
- Amabilité
- Rigueur et organisation
- Réactivité
- Autonomie
- Esprit d'équipe
- Discrétion