Agent d'Accueil - Bureau de la Vie Etudiante et Maison des Etudiants H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Définition de la fonction : L'agent est chargé d'accueillir, d'informer, d'accompagner et d'orienter dans leurs démarches l'ensemble des usagers du lieu. Il participe à la vie du bureau de la vie étudiante et assure également une fonction support.

Champ des relations :

- Etudiants, associations, personnels de l'UMLP
- Partenaires du BVE et de l'université
- Fournisseurs et entreprises de maintenance

Mission 1 : Accueil du public (BVE - MDE)

- Accueil physique, téléphonique, messagerie électronique
- Suivi et actualisation des supports informatifs
- Suivi du tableau de bord de fréquentation et élaboration des statistiques de l'accueil

Mission 2 : Participer à l'animation de la Maison des Etudiants

- Contribution pour faire vivre la MDE en collaboration avec :
- l'équipe du BVE,
- le volontaire en service civique sur la mission «soutien à l'animation de la MDE»
- le contrat étudiant «accueil de la MDE»
- En collaboration avec la chargée de communication : création et diffusion des supports concernant les animations et le Guichet Info Etudiants

Mission 3 : Participer à l'animation du Guichet «Info Etudiants»

- Participation aux groupes de travail « Info Etudiants »
- Référent du Guichet physique et numérique
- Participation au réseau des guichets physiques
- Facilitation de l'information et de l'accès au droit des étudiants en proposant un service ressource continu au plus près des attentes des étudiants en tenant compte de leur spécificité (étudiants internationaux, boursiers, en situation de handicap, etc.)

Mission 4 : Suppléer et assister le Technicien logistique et évènementiel de la MDE

- Création et gestion des plannings de réservation (locaux, véhicule et matériel)
- Gestion des clés des locaux empruntés
- Suivi de l'annuaire de la MDE, des cartes d'accès au bâtiment
- Suivi et lien avec les sociétés de maintenance et de nettoyage
- Identification des dysfonctionnements pour en informer la directrice du BVE
- Réception du courrier

Mission 5 : Participation à l'activité du service BVE

- Suivi de l'actualité du BVE, participation aux réunions
- Soutien et renfort aux activités du service de manière ponctuelle
- Participation à l'organisation d'actions ponctuelles
- Participation à la préparation des supports, soutien à l'organisation logistique du service
- Suivi de la bonne tenue des équipements et des locaux

Contraintes du poste :

- Horaires de travail impliquant souplesse et disponibilité
- Déplacements en Franche-Comté
- Permis B obligatoire

Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels.

https://univ-fcomte.nous-recrutons.fr/

Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :

Compétences nécessaires :

- Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'UFC
- Maîtriser l'expression orale et les techniques de l'accueil
- Savoir hiérarchiser l'importance des courriers et appels téléphoniques
- Maîtriser les nouvelles technologies de l'information et de la communication ainsi que les outils de bureautique

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Qualités requises :

- Indispensable d'être souriant, avenant, bienveillant, patient
- Sens du relationnel et de l'écoute
- Autonomie et initiative
- Etre réactif face aux sollicitations
- Capacité d'adaptation (évolution du service, réajustement des missions, etc.)
- Savoir évaluer le caractère urgent d'une demande