Assistante Administrative - Conseil Régional de Guadeloupe H/F - Fonction publique Territoriale

L'assistant(e) administrative aura pour missions principales :
- Assurer le secrétariat du pôle
- Assurer des activités générales relatives au fonctionnement du pôle.
Il ou elle assure l'appui administratif, logistique et organisationnel du pôle. Elle joue un rôle central dans la bonne circulation de l'information, la gestion des priorités et la fluidité des activités transversales du pôle.

Principales attributions (activités et tâches)

* Gérer l'agenda du pôle: prises de rendez-vous, organisation des déplacements.
* Organiser les réunions de direction et préparer les supports afférents (ordre du jour, convocations, relevés de décisions).

* Traiter le courrier physique et Elise, les notes internes et les parapheurs (entrants et sortants), la boîte email générique du pôle (le cas échéant).
* Assurer la transmission fluide des informations entre le pôle et les autres services.

* Participer à l'organisation administrative du pôle (classement, archivage, tableaux de suivi, etc.).
* Suivre les circuits de validation (notes, délibérations, bons de commande, etc.).
* Être l'interface avec les services supports (RH, finances, logistique, moyens généraux, etc.) sur les aspects de gestion courante.

* Organiser les réunions, évènements internes, missions ou déplacements du personnel du pôle.
* Suivre les commandes de fournitures, badges, réservations de salles, etc.
* Tenir les calendriers, tableaux de bord logistiques et administratifs partagés (congés, plannings, etc.).

* Participer ponctuellement à la mise en forme de documents stratégiques.
* Tenir un rôle d'alerte sur les échéances clés et les priorités administratives.
* Accueillir les interlocuteurs extérieurs et assurer la coordination des rendez-vous du pôle.

Réseau relationnel
Hiérarchique

L'assistant(e) administrative du pôle rémunération est directement rattaché(e) à la responsable du pôle rémunération des stagiaires .

Profil
Il / elle possède un niveau III ou équivalent , plus expérience professionnelle de 3 ans dans le domaine.
* Connaissance des outils de communication (mail, téléphone, internet, office 365...) et du matériel informatique
* Connaissance des procédures administratives et des circuits internes de validation,
* Connaissance souhaitée de l'institution et de son fonctionnement
* Technique de classement et d'archivage

* Savoir-faire :
Recevoir, filtrer et orienter les appels et prendre des messages téléphoniques,
Contrôler la présence des pièces constitutives des marchés publics,
Dialoguer, communiquer,
Enregistrer et classer des documents,
Maîtriser le Pack office,
Organiser son travail et ses dossiers,
Prendre des notes, saisir et mettre en forme tous types de courriers et documents,
Respecter les délais procéduraux,
S'adapter aux différents interlocuteurs ou publics.

* Savoir - être:
Aptitudes relationnelles, sens et goût de l'accueil,
Esprit d'équipe,
Capacité de réflexion,
Facilité de contact,
Faire preuve de méthode d'organisation,
Politesse, courtoisie,
Polyvalence,
Respect du secret professionnel.