Assistant de Direction H/F - Fonction publique de l'État

Encadrement (oui ou non) : non

Placé sous l'autorité hiérarchique du Secrétaire général de la DRH, elle assure principalement :
- L'assistance de la cheffe de service et des sous-directions du pilotage et de la gestion des ressources humaines (SPGRH)
- Intérim des autres assistants

Activités principales :
- Coordonner les agendas (organisation de réunions, prise de rendez-vous ...)
- Préparer des réunions (constitution des dossiers de réunions, réservations de salles, convocations et gestion des participants)
- Gérer la boîte fonctionnelle du SPGRH et par intérim de DRH-DIR( enregistrement, suivi, traitement, diffusion)
- Assurer le traitement du courrier arrivée/départ dans la GED et du parapheur électronique et mettre en forme les courriers selon la charte en vigueur (assistance des sous-directions et bureaux sur les outils)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs
- Préparer des présentations type Powerpoint et rédactions de comptes-rendus et procès verbaux
- Prendre en charge des aspects logistiques intéressant l'équipe de direction du SPGRH (gestion des déplacements ...)

Activités annexes :
- mise en forme des procédures
- Suivre le courrier du SPGRH (Enregistrer les courriers)
- Suivre les congés de la cheffe de service et des sous-directrices
- Assurer l'intérim en cas d'absence d'un(e) assistant(e) ou de la cheffe de cabinet pour les fonctions de secrétariat
- Porter assistance pour soutenir d'autres activités ou projets des sous-directions

Partenaires institutionnels: cabinets ministériels, secrétariat général, directions d'administration centrale, services déconcentrés, ARS, opérateurs, autres ministères.

Spécificités du poste / Contraintes :
- Coordination des activités en relation avec la cheffe de cabinet
- Travailler avec les autres assistant(e)s
- Organisation collective du travail pour assurer la continuité du service (congés, télétravail, etc ...)

Connaissance :

- Techniques de secrétariat de direction
- Applications informatiques métier type GED (Gestion Electronique de Documents), parapheur électronique, gestion des congés...
- Outils bureautiques et collaboratifs (pack Office, sharepoint...)
- Classement, archivage y compris électronique
- Environnement administratif, institutionnel des DAC del'Etat

Savoir-être :

- *** Faire preuve de discrétion
- *** Sens de l'organisation et autonomie : hiérarchiser les priorités/urgences et les rendez-vous
- *** Réactivité : maîtriser les délais
- *** Aisance orale et écrite
- *** Sens des relations humaines : adapter sa posture en fonction de l'interlocuteur, diplomatie
- ** Goût pour le travail en équipe
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Savoir-faire :

Expérience professionnelle :
Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle (oui ou non) : non
Une expérience réussie dans des fonctions de même niveau est demandée