Ddets45 - Assistante de Direction H/F - Fonction publique de l'État

1/ Appui à la direction:
- anticipation et suivi des échéances, des dossiers et des notes notamment en lien avec la préfecture;
- préparation et réalisation des dossiers et supports pour la direction;
- gestion et suivi du courrier papier et électronique;
- accueil et filtrage téléphonique et physique;
- information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes;
- planification collective des agendas, des déplacements et des réunions;
- préparation et organisation des réunions en interne et avec les partenaires extérieurs;
- suivi attentif des dossiers signalés et du courrier réservé;
- circulation de l'information entre la direction et les différents services;
- mise en forme et valorisation des supports écrits;
- gestion des frais de déplacement (CHORUS DT);
- préparation et mise à jour de la valise d'astreinte : actualisation des documents;
- classement et archivage des documents de la direction.

2/ Communication:
- réalisation et mise à jour de supports pour la DDETS dont la rédaction de la gazette mensuelle de la DDETS;
- participation à l'organisation d'évènements et manifestations;
- référent communication de l'Etat auprès de la Préfecture (mise à jour site Intranet, Internet,...)

3/ Ressources humaines:
- organisation, suivi et réponses pour les recrutements;
- organisation et suivi de l'accueil des nouveaux arrivants;
- organisation des entretiens professionnels (liste fiabilisée, élaboration du calendrier des dates d'entretien

4/ Appui ponctuel aux services.

Les missions sont adaptables en fonction du profil. Le titulaire pourra se voir confier des dossiers suivis directement par un membre de la direction.

Connaissances :
- Environnement institutionnel, administratif et politique : M
- Techniques de secrétariat : M
- Bureautique et outils collaboratifs : M

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Faire preuve de discrétion ***
- Réactivité et esprit d'initiative**
- Sens des relations humaines***
- Sens de l'organisation**
- Sens de l'analyse et de la synthèse**

Savoir-faire :
- Prendre des notes M
- Utiliser les techniques de lecture rapide M
- Diffuser une information, une publication M
- Mettre en forme un document M
- Organiser une réunion M
- Discerner les urgences et les dossiers importants M
- Classer et ordonner les documents et les dossiers (numérique ++ et papier) M