Assistant·e Administratif et Financier H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission :

Exécuter des actes administratifs et de gestion financière de l'antenne technique immobilière ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de de l'antenne technique immobilière. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Activités :

Suivre des opérations de gestion financière des budgets de fonctionnement du service et des opérations de constructions.
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative et financière).
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
Retranscrire des informations orales à l'écrit
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Classer et archiver des documents

Connaissances :

Connaitre l'environnement et les réseaux professionnels
Avoir des connaissances informatiques et la capacité de s'adapter aux logiciels spécifiques.
Connaitre les techniques d'élaboration de documents
Accueil téléphonique et physique
Avoir des techniques de communication

Compétences opérationnelles :

Utiliser les outils bureautiques
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Rédiger des rapports ou des documents
Accueillir et prendre des messages
Travailler en équipe
Accueillir les populations concernées
Enregistrer et classer les documents
Savoir rendre compte
Afficher la suite
Compétences comportementales :

Avoir le sens de l'organisation
Faire preuve de réactivité
Avoir un sens relationnel
Faire preuve de discrétion