Chargé du Traitement des Publications et de la Relation Clients H/F - Premier Ministre

Sous la responsabilité directe du responsable de section de la rédaction économique et financière du département de l'information régalienne et économique, le/la titulaire du poste participe à la mission de transparence de la vie économique et financière.

1) Il/Elle contribue à la diffusion des annonces des différentes éditions gérées par le pôle des publications économiques (BOAMP, BODACC, BALO, JOAFE).

2) Il/Elle assure la réponse aux sollicitations des usagers par mail et téléphone (9h-17h) sur l'ensemble des publications.

3) Il/Elle contribue, en tant que de besoin, au suivi et à la gestion de la facturation des produits.

Travail sur 5 jours du lundi au vendredi sur la plage horaire 7h30-19h00, organisé selon un planning fonctionnel établi suivant les contraintes de production, la gestion de la relation usagers et les horaires de réponse téléphonique.

Contribuer à la production des avis transmis sur support papier et/ou électronique pour diffusion des différentes déclinaisons des éditions placées sous la responsabilité du département sur des publications majeures (BOAMP, BODACC, JOAFE, BALO) et publications liées (info-financière, dépôt des comptes annuels des associations, fondations et fonds de dotation et dépôt des comptes annuels des organisations syndicales et organisations professionnelles...) jusqu'à leur mise en ligne et leur rediffusion

- la réception, le tri et l'enregistrement des annonces non dématérialisées,
- la saisie et le contrôle éditorial des annonces papier,
- la création des éditions, la gestion du calendrier et de l'ordonnancement des parutions,
- le traitement des avis dématérialisés : contrôle, affectation, ordonnancement, traitement et correction des anomalies, bouclage et génération du pilote de la parution,
- la gestion et le contrôle des parutions dans les outils STILA, PILA, e-balo, e-succession,
- la validation des différentes déclinaisons sous la responsabilité du responsable de section.

Assurer la relation clients avec les donneurs d'ordre et les usagers

- traitement des sollicitation des usagers (courrier, courriel et téléphone de 9H00 à 17H00),
- aide à la saisie en ligne ou à la transmission des annonces et au suivi de publication,
- gestion de la facturation (modifications sur facture et créations de factures/TP dans les outils «Oracle-GRC» et CHORUS) et du suivi après-vente.

Contribuer à l'amélioration de la qualité des services rendus aux donneurs d'ordre et aux usagers

- la remontée d'informations issues des clients vers les chefs produits qualité et en tant que de besoin vers les responsables hiérarchiques,
- la participation au recueil des événements et enregistrement des incidents liés à la production,
- la participation à l'enrichissement des bases de connaissances et procédures en relation avec les chefs produits qualité ...

- Connaissance des outils et des procédures de publication, de diffusion
- Connaissance des outils de relation clientèles téléphones et courriels
- Connaissance du milieu professionnel, des produits et services de la DILA, de la chaîne éditoriale
- Connaissance des contraintes dans la chaîne éditoriale
- Connaissance des outils bureautiques, des formats de données et de réutilisation des données, des technologies internet (moteurs de recherche, gestion de contenus, outils collaboratifs...)
- Connaissance de l'orthographe et des techniques rédactionnelles
- Savoir utiliser les outils collaboratifs, bureautiques et informatiques, et les logiciels métiers
- Savoir gérer la relation clients orale et écrite
- Savoir reformuler rapidement ce qui a été entendu et compris (oralement et par écrit)
- Savoir intervenir dans la chaine éditoriale jusqu'à la délivrance du BAT
- Savoir travailler en équipe
- Savoir organiser, structurer et gérer des documents, contenus et des données
- Savoir organiser son travail et faire preuve de méthode
- Savoir faire preuve d'autonomie, d'initiative, de disponibilité
- Savoir s'adapter au changement et évolution technologique et/ou juridique
- Savoir faire preuve de capacités d'écoute et de pédagogie
- Savoir communiquer, partager et transmettre ses connaissances
- Savoir travailler dans l'urgence sous la pression des échéances
- Savoir garder le contrôle de soi