Assistant - Assistante de Direction H/F - Act 11

Rattaché(e) au Directeur régional et à la Directrice médico-sociale 11-66, l'Assistant(e) de direction assure un rôle clé dans la coordination administrative, l'appui au pilotage et la gestion du fonctionnement quotidien de la direction.

Missions principales
1. Appuyer le quotidien de la direction

Gérer les correspondances écrites et orales ;

Assurer la gestion des agendas, déplacements et réunions ;

Organiser des événements internes et externes ;

Préparer et mettre en forme les documents administratifs et supports de réunion.

2. Effectuer des travaux ponctuels

Réaliser des reportings (activité, juridique, RH.) ;

Analyser certains dossiers et en rédiger la synthèse ;

Participer à la rédaction de dossiers et appels d'offres destinés à des partenaires externes.

3. Coordonner les activités administratives

Suivre l'état d'avancement des demandes des établissements ;

Assurer le lien entre les agents administratifs, les chefs de service et la direction régionale ;

Animer et appuyer les équipes administratives dans la mise en oeuvre des actions RH (EVP, GTA, FormaSOS, EHPSOS.) ;

Accompagner les nouveaux employés administratifs lors de leur intégration ;

Garantir la bonne tenue des éléments administratifs et veiller au respect des procédures qualité.

4. Répondre aux obligations réglementaires

S'assurer de la conformité des dossiers destinés aux organismes de contrôle ;

Appliquer et suivre les procédures qualité internes ;

Garantir la confidentialité et la bonne diffusion des informations.
Compétences
1) Savoir-faire
- Savoir communiquer efficacement ;
- Savoir rechercher une information ;
- Assurer la veille documentaire ;
- Etre capable d'adapter son activité à celle de la direction ;
- Prioriser les missions;
- Créer un fonctionnement cohérent s'inscrivant dans la durée ;
- Savoir rationnaliser son temps de travail.

2) Connaissances
- Connaissance de base en Ressources Humaines ;
- Connaissance de base en Comptabilité.

3) Compétences professionnelles :
- Sens de la confidentialité
- Capacité d'écoute et compréhension
- Bonne capacités rédactionnelles
- Bonnes notions RH / Comptables / Juridiques
- Esprit de synthèse
- Assertivité
- Rigueur
- Capacité d'organisation

Horaires : lundi au vendredi de 9h00 à 17h00 avec une pause méridienne de 1h.

Les horaires et jours de présence sont susceptibles de modification selon un délai de prévenance en fonction des besoins du service.

Experience: 6 Mois

Compétences: Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Organiser et contrôler un approvisionnement,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser la gestion administrative du personnel

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.