Assistant Administratif·ive - C.C.A.S. d'Epinal H/F - Fonction publique Territoriale

Le Centre Communal d'Action Sociale met en ½uvre la politique sociale de la Ville d'Epinal, en partenariat avec les acteurs sociaux du territoire.
Son rôle est de lutter contre l'exclusion, d'accompagner les Spinaliens en difficultés, de contribuer à l'instruction de l'aide sociale légale et de dispenser l'aide sociale facultative accordée par la municipalité. Le CCAS d'Epinal gère également plusieurs structures et services destinées aux personnes âgées. Sous la responsabilité de la Directrice du Centre Communal d'Action Sociale, l'Assistant(e) Administratif(ive) assure le lien entre la Direction et les équipes du CCAS.

LES MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE :
Appui à la Direction :
- Assister la direction dans la gestion administrative quotidienne ;
- Gérer l'agenda de la Directrice et organiser les rendez-vous ;
- Assurer le traitement du courrier entrant et sortant ;
- Préparer et suivre des dossiers administratifs et suivre des indicateurs ; (subventions, conventions, rapports) ;
- Rédiger les comptes rendus de réunions et suivre les décisions ;
Préparation et suivi du Conseil d'Administration du CCAS :
- Organiser les séances du Conseil d'Administration (convocations, logistique, ordre du jour) ;
- Préparer les dossiers et documents nécessaires à la tenue du CA ;
- Assurer le suivi des délibérations et des décisions prises ;
- Mettre à jour les registres et assurer la traçabilité des échanges ;
Coordination du réseau administratif interne :
- Animer et coordonner le réseau des assistantes administratives des différents services du CCAS ;
- Organiser des réunions de coordination et des temps d'échange de bonnes pratiques ;
- Veiller à l'harmonisation des procédures administratives ;
- Être le relais entre la direction et les équipes administratives ;

Accueil et interface :
- Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes ;
- Faciliter la circulation de l'information entre les services.
- Archivage et gestion documentaire : mise à jour des bases de données, classement, numérisation ;

Logistique et vie des services :
- Gérer la salle de réunion du CCAS : logistique et réservations ;
- Participer à l'intégration des nouveaux agents : accueil, présentation des outils, accompagnement dans les procédures internes...
- Suivre les mouvements de personnels (arrivées, départs, mutations internes)
- Gérer les besoins en fournitures et équipements des services

PROFIL REQUIS
Issu(e) d'une formation niveau Bac à Bac +2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent, vous justifiez d'une expérience significative sur un poste similaire, idéalement en collectivité ou en structure médico-sociale.

Autonome et doté(e) d'excellentes qualités rédactionnelles et de synthèse, vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l'organisation.

Vous traitez les informations sensibles avec discrétion et intégrité, en garantissant leur confidentialité à chaque étape.

Vous avez une expérience avérée dans la coordination d'activités et l'animation de groupes de travail et vous maitrisez les outils informatiques et collaboratifs (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams, Onedrive).