Assistant de Direction en Charge du Secrétariat Général - Haut-Bugey Agglomération H/F - Fonction publique Territoriale

Entre Lyon et Genève, dans le département de l'Ain, Haut-Bugey Agglomération rassemble 42 communes et compte plus de 64 000 habitants. Au c½ur de la Plastics Vallée, elle représente le premier pôle de plasturgie en Europe. Elle réussit à concilier harmonieusement qualité de vie et dynamisme économique.

Elle recrute :

Assistant de direction en charge du Secrétariat Général (H/F)

Description du poste et missions principales :

* Assister le Président, le Directeur de cabinet et la Direction générale sur l'ensemble des tâches.
* Gérer les plannings et organisation des rendez-vous (Tenir les agendas du Directeur Général, du Directeur du Cabinet et du Président)
* Assurer la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernées (Interne et externe)
* Organiser les déplacements du Président et de la direction
* Collaborer avec le directeur général, directeurs généraux adjoints, directeur de cabinet en lien avec le Président

Organisation et planification des réunions
* Préparation des projets d'ordre du jour notamment des instances en lien avec les autres agents du pôle.
* Rédaction des comptes rendus
* Préparation et centralisation des dossiers et support des réunions en lien avec le Président, le Directeur général et le Directeur du cabinet
* Anticiper les différents rendez-vous et réunions prévus à l'agenda (Préparation des dossiers, contacts, ...)
* Préparation, organisation et suivi des bureaux et conseils communautaires
Gestion du service
* Encadrer les agents (2 agents)
* Gérer diverses tâches administratives requises par le pôle
* Organiser les informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement
* Suivi des dossiers ou d'évènement spécifique (ponctuel)
* Être en Interface avec les directions, les services, élus, interlocuteurs, entreprises, partenaires extérieurs, particuliers, usagers
* Remplacer les agents en cas d'absence
Réalisation, contrôle et mise en forme de travaux de bureautique
* Rédiger les courriers, notes, comptes rendus, mails arrêtés et décisions du Président, délibérations concernant le pôle
* Contrôler les parapheurs avant présentation à la signature du Président et à la Direction générale
* Traiter et transmettre les décisions (Parapheurs des décisions du Président), notes de service,
* Traiter les courriers et les messages électroniques internes et externes
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
* Participer, rédiger et diffuser les relevés de décisions des Comités de Direction (hebdomadaire)
Missions complémentaires le cas échéant
Accueil téléphonique et physique
* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et électroniques
* Accueil physique pour les demandes en lien avec le Président et le Directeur de Cabinet

Profil :
* Qualifications requises :
o Formation souhaitée : Minimum Bac +2 à dans le domaine du Droit et de la gestion administrative, fonctionnement des collectivités territoriales.

* Savoirs :
o Maitrise des outils bureautiques, gestion de plannings,
o Fonctionnement du service public et institutionnel
o Capacité à manager une équipe, à travailler en transversalité
o Capacité d'analyse, de synthèse, d'écoute et de communication
o Sens de l'organisation et de la priorisation des actions

* Qualités souhaitées :
o Disponibilité et sens du service public,
o Capacités rédactionnelles, esprit d'analyse et de synthèse,
o Capacités d'expertise, force de proposition,
o Capacité d'organisation, réactivité et sens de l'anticipation,
o Esprit d'initiative, autonomie, adaptabilité,
o Polyvalence, autonomie
o Rigueur administrative
o Discrétion professionnelle