Chargé·e de Fiabilisation - Difpro H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions
Sous la responsabilité des responsables du pôle, il.elle assure trois missions principales :
- Mettre en place, fiabiliser les informations et les données nécessaires pour la gestion de toute
la chaine administrative et financière, et harmoniser les pratiques et procédures? ;
- Accompagner et former les acteurs internes de la formation professionnelle dans la maitrise et
l'évolution des procédures ;
- favoriser les interactions avec les acteurs externes de la formation professionnelle (entreprises,
financeurs).

Activités principales

Fiabiliser des procédures :
Formaliser les différentes procédures relatives à l'activité du pôle ;
suivre l'évolution de la réglementation en lien avec les autres pôles ;
interagir en interne et en externe avec les acteurs concernés par la gestion de l'offre de
formation ;
recenser et évaluer les pratiques et les procédures afin de proposer des pistes
d'amélioration ;
travailler en étroite collaboration avec le pôle SI pour fiabiliser les informations sur les logiciels
métier ;
collaborer à la mise en oeuvre de la démarche qualité ;
suivre les projets d'amélioration ;
en lien avec les différents cadres du pôle, construire des indicateurs et élaborer des tableaux
de bord de suivi de l'activité.

Accompagner les acteurs :
Animer, en étroite collaboration avec le responsable de pôle et le chargé de pilotage de
l'apprentissage, le réseau de gestionnaires en composantes, dans la mise en oeuvre puis la
bonne maîtrise des procédures ;
accompagner le changement (acquisition de nouveaux outils, nouvelles méthodes) ;
coordonner le plan de formation opérationnel (connaissance de l'environnement et des
outils) ;et mobiliser les acteurs concernés ;
mener des opérations ponctuelles de soutien organisationnel ;
proposer des outils et une assistance méthodologique aux équipes ;
créer et animer des réunions ou groupes de travail.

Communication externe :
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les
partenaires extérieurs ;
initier la création de grands comptes d'entreprises afin de mutualiser les procédures de
gestion ;
mettre en place et animer un réseau de correspondants avec les différents financeurs de la
formation professionnelle.

Connaissances souhaitées:
Connaître la réglementation et les modes de fonctionnement de la formation professionnelle
Connaître les modalités de financement et les publics de la formation professionnelle.
Connaitre l'offre de formation de l'UPEC
Savoir-faire:

Savoir-faire
Savoir utiliser/s'adapter aux outils informatiques spécifiques à la formation professionnelle.
Maîtriser les logiciels courants de bureautique.
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université ainsi que les personnes
ressources.
Méthodologie de conduite de projet
Techniques d'élaboration de documents
Savoir animer un réseau,
Maitriser les techniques de présentation orales et écrites.
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Savoir-être :

Etre organisé et réactif.
Planifier ses activités en tenant compte des priorités et des échéances.
Avoir un sens relationnel développé