Secrétaire du Maire et des Élus - Commune d'Aiguillon H/F - Fonction publique Territoriale

Missions du poste :
- Assurer le Secrétariat du Maire et des élus, et de la Police municipale
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion de l'agenda
- Instruction des dossiers
- Gestion du courrier
- Planification et suivi

Activités principales :
- Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.
- Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents/ publipostage / préparation de présentation/ suivi organisation cérémonie et manifestations...).
- Effectuer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes pour le maire et les élus,
- Suivre et diffuser le courrier du Maire et des élus (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponses, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
- Instruire les courriers d'intérêt général pour les élus.
- Coordonner les activités avec le secrétariat de la Directrice Générale des Services et les autres secrétariats des services et remplacement pendant les absences de l'assistante de la DGS
- Tenir l'agenda du maire et de la DGS en l'absence de l'assistante de la DGS

Activités secondaires :
- Gérer l'organisation, le suivi des actes des conseils municipaux et réunions en l'absence de la secrétaire de Direction.
- Gérer les déplacements du maire
- Organiser le classement et l'archivage des documents
- Gérer les réseaux sociaux et site internet de la ville en l'absence du chargé de communication.
- Effectuer l'accueil téléphonique et physique des administrés
- Assurer le secrétariat de la Police municipale

Gérer l'agenda du Maire et des élus :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités (Maire et Adjoints),
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages,
- Rédiger et gérer le courrier du Maire et des élus,
- Gérer l'interface entre les élus, les services municipaux et la population,
- Préparer les dossiers du maire pour les différentes cérémonies, rendez-vous et réunions

Accueil téléphonique :
- Gérer l'accueil téléphonique : réceptionner les appels, donner les premiers renseignements, prendre des messages et orienter.

Gestion du courrier :
- Enregistrement du courrier « Arrivée » (postal et électronique) et transmission à la direction générale et dans les différents services,
- Transmission du courrier départ aux services postaux

Suivi et organisation des actes de la direction :
- Classer et archiver les dossiers :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers,
- Photocopier et assembler les dossiers,
- Trier, classer et archiver les documents,
- Synthétiser et présenter les informations
- Préparer les dossiers pour les réunions du Maire

Planification et suivi :
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous,
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions,
- Utiliser les logiciels et les progiciels.

Exigences requises :

Savoir :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail,
- Prioriser les missions,
- Techniques de secrétariat (prise de note),
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
- Fonctionnement de l'Internet et Intranet,
- Expression orale et écrite de qualité,
- Principe rédactionnel du compte-rendu,
- Tableaux de bord et outil de planification et suivi

Savoir-faire :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
- Saisir des documents de formes et contenus divers,
- Gérer et actualiser les bases d'information,
- Rédiger des documents administratifs,
- Enregistrer et saisir des données informatiques,
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion.

Savoir-être :
- Rigueur et sens de l'organisation,
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie,
- Relation de confiance avec le Maire et les adjoints,
- Réactivité