Assistant·e Services Généraux - Multisite Basé à Paris CDI H/F - Squair

Pour accompagner sa croissance, et l'emménagement dans ses nouveaux locaux parisiens, Squair recherche un-e assistant-e Services Généraux pour rejoindre notre bureau de Paris (8e) et accompagner le bon fonctionnement quotidien de nos équipes.

Polyvalent-e et organisé-e, vous serez impliqué-e aussi bien dans la gestion logistique que dans l'accueil et le support administratif.

Vos missions principales :
1. Accueil & logistique interne
- Accueil des clients et visiteurs au bureau de Paris.
- Préparation et service de boissons (café, thé, eau) lors des rendez-vous et réunions.
- Participation à l'organisation logistique des événements internes du cabinet (soirée de Noël, soirées mensuelles, séminaires.).
2. Gestion opérationnelle des bureaux en assurant le suivi des prestataires et le bon fonctionnement des équipements
- Accès internet,
- Parc informatique (écrans uniquement) et imprimantes
- Visites annuelles types climatisations, extincteurs...
- Gestion des accès (clefs/badges)
- Suivi des prestataires de ménage et des intervenants pour les menu travaux..
3. Approvisionnement : gestion des fournitures & commandes
- Suivi et passation des commandes de consommables et fournitures de bureau pour l'ensemble de nos sites
- Gestion des stocks, anticipation des besoins et suivi des livraisons.
- Relations avec les fournisseurs (demandes de prix, comparatifs, suivi qualité/livraison).
4. Support administratif & services généraux
- Gestion du courrier entrant et sortant (tri, envoi, suivi).
- Soutien ponctuel à l'équipe administrative (classement, archivage, petites courses).

Profil recherché
- Vous avez le sens du service et de l'organisation.
- Vous êtes polyvalent-e, réactif-ve et aimez "mettre la main à la pâte" pour aider.
- Vous avez une bonne présentation et un bon relationnel.
- Vous êtes fiable et appréciez les missions variées.
- Une expérience en accueil, logistique, hôtellerie/restauration (économe) ou assistanat est un plus : nous privilégions avant tout l'état d'esprit et l'envie d'apprendre.

Ces missions ne sont pas limitatives et pourront évoluer en fonction du profil.

Période d'essai de 2 mois

Rattachement hiérarchique :
Président de la société

Conditions & rémunération
- Poste basé à Paris, avec missions multisites.
- Quelques déplacements en France à prévoir
- CDI - 35h/semaine (du lundi au vendredi). Horaires de bureau : 9h00 - 17h00 avec 1h de pause ou 9h-18h avec 1h30 de pause / présence une fois par mois le 3ème jeudi du mois en soirée. Besoin ponctuel pour des soirées (ajustées sur les horaires)
- Rémunération : 24 000 à 30 000 € brut/an selon profil et expérience.
- A pourvoir : dès que possible

Experience: 2 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Chiffrage et calcul de coût,Gestion budgétaire,Gestion de l'inventaire,Optimisation des coûts et des budgets,Planification des besoins en approvisionnement,Principes de la relation fournisseur,Procédures de maintenance de locaux,Techniques de négociation avec les fournisseurs,Techniques de prévision des besoins,Techniques d'inventaire,Traitement des commandes,Analyser une variation des stocks,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer le suivi des commandes et des livraisons,Communiquer efficacement les besoins et les urgences,Contrôler la réalisation et les coûts d'une prestation,Définir des besoins en approvisionnement,Définir les besoins en matériels et équipements,Expliquer et faire respecter les règles et procédures,Gérer les urgences et les imprévus dans les livraisons,Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires,Maintenir une communication claire et professionnelle,Mettre en place une politique de gestion des stocks,Négocier des conditions de paiement avec les fournisseurs,Négocier les tarifs des prestations, les conditions contractuelles ainsi que les délais de livraison,Participer à un inventaire,Utiliser les outils numériques,Vérifier la conformité des livraisons

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités juridiques

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).