Administrateur·trice des Ventes H/F - Orientation Durable

Ce poste est pour celle de vos connaissances qui :
- A une expérience d'au moins 5 ans en administration des ventes
- Est intéressé par la gestion administrative, la coordination RH et comptable
- A de solides capacités d'organisation et de priorisation
- Est sensible aux enjeux de la transition écologique

CONTEXTE DU RECRUTEMENT
Marguerite est un Programme CEE (Certificats d'Économies d'Energie) piloté par le Ministère de la Transition Écologique, porté par La Fabrique de la Logistique, en partenariat avec CMA France et l'Association des CCI Métropolitaines (ACCIM).

Son objectif : Aider les artisans et commerçants, détenteurs d'un véhicule thermique à s'en affranchir partiellement ou totalement en externalisant la part logistique de leur activité. Pour ce faire, le Programme constitue des catalogues de solutions territoriaux et propose à cette cible d'en essayer les services en bénéficiant d'une incitation financière dans le but qu'ils en pérennisent ensuite l'usage à leurs propres frais.

Après avoir structuré son offre de service, le Programme Marguerite est passé à l'été 2025 en phase de déploiement opérationnel. De ce fait, nombre d'artisans et commerçants se sont mis à en utiliser les services, engendrant une hausse significative du nombre de factures à traiter.

Aussi le Programme cherche-t-il un profil ADV expérimenté disposé à étendre le champ de ses compétences pour répondre à la répartition de travail suivante :
- 75% sur du travail d'ADV
- 25% sur du travail d'Office Manager
Le.la candidat.e disposera d'une formation complète et d'un soutien technique durant ses 1ères semaines de prise de poste pour assurer sa montée en compétences sur la partie Office Manager.

MISSION

En lien direct avec le directeur de programme et en collaboration avec toute l'équipe, vous serez garant-e de l'administration des ventes ainsi que du suivi administratif et financier du Programme.
Vous travaillerez en outre sur le suivi administratif et financier de l'association la Fabrique de la Logistique en collaboration avec sa déléguée générale.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Administration des ventes (75% ) :
Suivi de paiement clients :
- Émission et envoi des factures, gestion des relances, suivi de règlement et émission des attestations CEE venant certifier leur bon règlement

Suivi de paiement des fournisseurs et prestataires :
- Ouverture de compte
- Contrôle et paiement des factures, gestion des relances
- Recueil et archivage des justificatifs comptables
- Souscriptions et résiliations

Suivi administratif et financier des appels à projets :
- Envoi des factures éligibles pour remboursement
- Gestion des conventions
- Constitution et dépôt de dossiers dans le cadre de potentiels nouveaux AAP
- Identification et mise en place des outils et process pouvant améliorer l'efficacité de l'administration des ventes

Office Management (25% ) :
- Suivi de comptabilité courante
- Collecte, vérification et règlement des notes de frais
- Mise à jour régulière des tableaux financiers et rapports de suivi budgétaire
- Achats et relations bailleur
- Intégration et sortie des salarié-e-s et alternant-e-s
- Suivi administratif des collaborateurs
- Interface avec le cabinet RH de La Fabrique de la Logistique pour assurer la conformité et le suivi des dossiers
- Coordination de la logistique de quelques événements ponctuels (réservation de salle, traiteur, matériel, billets de train, hôtel)
- Consignation des décisions prises en réunions d'équipe collectives dans les documents concernés

PROFIL RECHERCHÉ
Formation, connaissance et expérience :
- Bac +2 à Bac +5 selon profil et expérience
- Minimum 5 ans d'expérience en administration des ventes
- Une expérience dans un environnement associatif, public ou programme multi-partenaires est un plus

Experience: 5 An(s)

Compétences: Analyse de données expérimentales,Elaborer des procédures administratives ou comptables,Expliquer et faire respecter les règles et procédures

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.