Charge de Gestion Documentaire Senior H/F - In'li

Osez exprimer qui vous êtes vraiment !

Dans le cadre du suivi administratif du processus de cession des logements de notre parc immobilier mis à la vente, au sein de la Direction Ventes et Copropriété, vos missions seront les suivantes :
- Préparer et assurer la gestion des data rooms dans le cadre des opérations de cession, d'audit ou de due diligence :

- Collecter la documentation requise, en assurer le contrôle de la cohérence et de la complétude des documents ;
- Organiser, structurer et actualiser les data rooms,
- Assurer la gestion des accès et la sécurisation des informations, le respect des plannings et des contraintes opérationnelles liées à la valorisation du parc immobilier.

- Assurer la gestion documentaire des biens immobiliers par la mise en place d'une Gestion Electronique des Documents (GED) pour l'ensemble des biens immobiliers gérés:

Vous structurez et Pilotez la GED :

- Identifier, en collaboration avec la DSI, l'outil de GED le plus adapté aux besoins
- Assurer le rôle de chef de projet métier outil dans le déploiement, l'administration et l'évolution de l'outil
- Proposer et mettre en place une nomenclature de nommage des documents ainsi qu'une arborescence de classement, à adapter selon les besoins
- Définir les rôles des intervenants et établir une procédure de gestion de la GED
- Concevoir et piloter le processus de migration/intégration des données
- Mettre à jour les procédures et modes opératoires liés à la gestion documentaire
- Assurer une veille sur les bonnes pratiques en matière de gestion documentaire
- Administrer et mettre à jour la GED : gestion des droits d'accès, suivi des évolutions, support aux utilisateurs
- Mettre à jour les fiches foncières des actifs (mise en copropriété, rétrocessions, etc.)

Vous assurez la Gestion opérationnelle de la documentation :

- Collecter l'ensemble des documents relatifs au patrimoine immobilier (titres de propriété, plans, documentation de construction et relative aux travaux importants, diagnostics existants, baux, contrats, rapports techniques, etc.)
- Contrôler la complétude et la conformité des dossiers documentaires, identifier les pièces manquantes et relancer les interlocuteurs concernés
- Assurer le nommage, le classement et l'indexation des documents selon la nomenclature définie
- Intégrer les documents dans la GED et garantir leur accessibilité et leur sécurité
- Veiller à la qualité, à la fiabilité et la sécurité des données documentaires
- Collaborer étroitement avec les équipes internes (juridique, technique, asset management...) et les partenaires externes pour la collecte et la transmission et la mise à jour des informations
- Tenir un tableau de reporting permettant de mesurer le niveau de complétude des data room et indiquant les remédiations en cours ou à traiter.