Chargé des Ressources Administratives et Financières H/F - Universite D'aix Marseille

Avec ses 74 000 étudiants, 8 000 personnels, 130 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes de recherche, et un budget de 750M ?uros, Aix-Marseille Université se positionne au premier rang des universités françaises et francophones.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France sont couverts.
Aix-Marseille université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.Acteur stratégique d'Aix-Marseille Université, la Fondation constitue un levier majeur de financements et d'accompagnement de projets scientifiques et académiques de grande ampleur, avec une ambition forte : contribuer à l'excellence et au rayonnement de la recherche et de la formation à l'échelle nationale et internationale.
Rejoindre la Fondation Amidex, c'est participer à une mission à haute valeur ajoutée, au service de projets structurants pour le territoire et au coeur des grands enjeux scientifiques, économiques et sociétaux.

Vos missions
Rattaché(e) au Pôle Ressources de la Fondation Amidex, vous jouerez un rôle clé dans le suivi administratif, financier et organisationnel des dispositifs coordonnés par la Fondation, en particulier les projets lauréats du programme France 2030. Vous contribuerez également à la bonne gestion des moyens internes de la gouvernance de la Fondation.

1. Suivi et pilotage des projets France 2030

Centraliser et analyser les projections budgétaires pluriannuelles des projets lauréats (par nature de dépense et au global).
Contribuer au suivi de l'exécution budgétaire et la trésorerie des projets France 2030, anticiper la consommation des crédits et proposer des ajustements si nécessaire.
Accompagner les équipes projet dans la caractérisation des trajectoires financières et des évaluations à mi-parcours/fin de convention.
Soutenir les chargés de mission dans :
la mise en place et la structuration des habilitations financières,
le suivi RH (recrutements, alternances, équivalences de service, primes),
l'analyse et la projection de la masse salariale.

Participer au suivi et à la conformité des conventions liées aux projets (partenariats, cogestion, collaborations).
Développer et mettre à jour les outils de gestion (RH, finances, conventions) et contribuer à l'élaboration de vadémécums spécifiques France 2030.
Produire et actualiser des tableaux de bord partagés, en lien avec les différentes équipes de la Fondation, pour optimiser la lisibilité et la simplification des processus.
Contribuer à des études qualitatives et quantitatives (budgets, RH, organisation) pour éclairer la prise de décision stratégique.
Participer à la rédaction de rapports d'évaluation et de mesure d'impact (consommation des ressources, alignement sur les stratégies nationales d'accélération, articulation avec les feuilles de route stratégiques de la Fondation).

2. Gestion financière et administrative de la Fondation
Assurer le suivi du budget de fonctionnement de la Fondation : préparation des commandes, gestion des missions via l'outil Notilus, saisie des opérations dans le logiciel SIFAC.
Suivre la mise en signature des documents soumis à la Vice-Présidence A*Midex, à la Direction Générale des Services et à la Présidence.
Vérifier la conformité administrative et budgétaire des dossiers et conventions.
Traiter les informations et documents administratifs avec rigueur et dans le respect des procédures.
Concevoir et améliorer des outils de pilotage et de gestion administrative, afin de renforcer la transparence et l'efficacité du fonctionnement interne.

3. Contribution transversale aux différents projets (amélioration continue, démarche qualité, évolution des pratiques,.).
Profil

Bac +3 minimum (gestion, finances, administration publique, droit, économie ou équivalent).
Bonne connaissance de l'environnement de la recherche et/ou de l'enseignement supérieur.
Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel (analyses et tableaux de suivi).

Savoir-faire
Capacité à travailler en mode collaboratif et en transversalité.
Autonomie, rigueur et sens de l'organisation.
Excellentes qualités rédactionnelles et de communication.
Capacité d'analyse et de synthèse.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Fiscalité,Elaborer, suivre et piloter un budget,Superviser la gestion financière,Améliorer des procédures administratives,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes),Contrôler la régularité des états financiers,Développer des outils de gestion des dossiers,Effectuer des consolidations budgétaires,Elaborer des prévisions budgétaires,Faciliter la collaboration entre les équipes,Optimiser les processus administratifs,Organiser des réunions de coordination,Piloter une activité,Présenter un budget,Produire les documents de synthèse budgétaire,Respecter des engagements budgétaires,Superviser le respect des procédures internes

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.