Assistant Administratif au Pôle Création - Drac Occitanie - Toulouse H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Missions :

Le ou la titulaire du poste assure le suivi administratif et budgétaire des dossiers de subvention de fonctionnement des secteurs du théâtre et des arts associés. Il ou elle assure également la collecte, la mise en forme et l'analyse de premier niveau des données de la Création et de l'Action culturelle et territoriale concernant ces mêmes secteurs, dans un but de rapport à l'administration centrale ou d'étude interne.

Activités principales :

Information et relation aux usagers :

- Gestion des relations téléphoniques courantes avec les demandeurs et les interlocuteurs concernés, traitement et rédaction des courriers;
- Relai d'information sur les dispositifs de soutien de l'État et plus particulièrement du ministère de la Culture ;
- Information de premier niveau avec les interlocuteurs des secteurs du théâtre et des arts associés;
- Accompagnement et conseil dans le montage des dossiers de demandes subventions ;
- Veille et mise à jour de la base de données sur les acteurs culturels.

Gestion administrative et financière des dossiers :

- Enregistrement, instruction et suivi des dossiers sur les plans administratif, comptable et juridique: vérification des pièces justificatives, contrôle des dossiers avant transmission aux services financiers, suivi des paiements, bilans;
- Engagement des dossiers retenus lors des programmations, notification aux demandeurs et saisie dans «chorus formulaire» et «Arpège».

Commissions :

- Prise en charge de la logistique et du secrétariat des commissions consultatives concernant le secteurcouvert, en coordination avec la gestionnaire du site de Montpellier et le secrétariat du pôle : organisation, tenue des échéanciers, secrétariat des commissions, préparation et notification des rapports, notification des décisions individuelles.

Collecte de données :

- Suivi des dossiers de résidence de création artistique subventionnée (bilans);
- Suivi des avis demandés au conseiller théâtre par la DGCA pour différentes aides attribuées au secteur (compagnonnage, convention, projets, plans spécifiques);
- Collecte et analyse des données d'observation croisantle théâtre et les arts associés avec les différents secteurs de la Création et de l'Action culturelle et territoriale: compilation des données issues des enquêtes, réalisation de rapports/bilans d'enquêtes nationales ou commandées par la DRAC, afin d'établir des outils d'aide au suivi des politiques publiques;
- Mise en forme des données de l'observation (rapports, cartographie);
- Soutien à réalisation des bilans départementaux des actions de la DRAC.

Archivage :

- Elaboration des plans de classement ;
- Classement et archivage des dossiers gérés.

Dans le cadre de la continuité du service public, d'autres missions pourront lui être confiées par son chef de service, en particulier l'intérim des fonctions identiques de l'assistant

Connaissances et compétences techniques :

- Maîtrise de l'environnement professionnel (missions du ministère de la Culture et connaissances du secteur et de sa réglementation);

- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques;

- Maîtrise des règles des finances publiques et de la gestion budgétaire (CHORUS Formulaire et Arpège);

- Maîtrise des techniques de rédaction administrative;

- Maitrise des techniques de communication.
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Savoir-faire :

- Capacité à travailler en équipe de manière transversale et avec de nombreux partenaires ;

- Dégager et gérer les priorités ;

- Capacité à dialoguer et à coopérer avec les partenaires professionnels externes et internes;

- Qualités rédactionnelles;

- Sens de la méthode et organisation;

- Capacité d'analyse et de synthèse.

Compétences comportementales (savoir être) :

- Sens du service public ;

- Sens des relations humaines et esprit d'équipe;

- Sens de la pédagogie;

- Sens de l'initiative et de l'organisation;

- Capacité d'adaptation et réactivité face aux sollicitations professionnelles;

- Rigueur et confidentialité;

- Excellent relationnel.