Assistant Secretaire - Conseil Departemental Territoire de Belfort H/F - Fonction publique Territoriale

Le Département du Territoire de Belfort se caractérise par une politique de maintien des personnes âgées et handicapées à domicile très marquée. Cela se traduit par une part de personnes en perte d'autonomie vivant à domicile plus importante que les autres départements de la région.
Sous l'autorité du/de la Directeur(trice) adjoint(e), l'assistant(e) secrétaire exerce ses fonctions au sein du service évaluation et accompagnement des personnes âgées au sein de la Direction de l'Autonomie et de la compensation.
Il/Elle contribue à la bonne mise en ½uvre des procédures relatives à l'Allocation Personnalisée d'Autonomie à domicile (APA) et à la continuité du service, en apportant une assistance administrative, technique et logistique à ses membres, en assurant la circulation des informations et en participant à l'accueil des usagers.

* Réaliser l'accueil physique et téléphonique de 2ème niveau (usagers, familles, partenaires) ;
* Effectuer les missions de secrétariat auprès des conseillères en gérontologie (saisie, mise en forme, gestion du courriers, prise de rdv, etc.).

Mettre en ½uvre le suivi administratif de la procédure APA à domicile (1ères demandes, renouvellements, révisions) :

* Transmettre les dossiers de 1ère demande d'APA aux usagers, les formulaires de révision et les dossiers de renouvellements au Service Aide sociale ;
* Effectuer les premiers contrôles et les vérifications de 1er niveau du document d'évaluation et du plan d'aide (PA) élaborés par les conseillères en gérontologie (statut de la demande, état civil, dates des droits, saisie du GIR social sur Solis, calculs, etc.), avant leur validation par la coordinatrice et/ou le responsable du service ;
* Après validation finale du plan d'aide : saisir les données afférentes sur le logiciel métier (Solis), mettre en forme et envoyer le courrier de proposition de plan d'aide, préparer les « évaluations multidimensionnelles » (EMS) ;
* En lien avec la coordinatrice, suivre les plans d'aide non retournés, faire les relances nécessaires.

Contribuer à la continuité de service en l'absence des conseillères en gérontologie :

* Gérer les appels téléphoniques ;
* Répondre et mettre en place les actions relevant de son périmètre, pour répondre aux sollicitations ;
* Evaluer la situation pour mesurer son degré d'urgence, la relayer au professionnel compétent, en fonction de la nécessité ;
* Gérer les secteurs découverts en l'absence longue d'une conseillère (mise en place et gestion d'un outil de répartition).

* Capacité à appréhender une législation relativement complexe, à actualiser ses connaissances et à s'adapter aux évolutions technologiques ou organisationnelles.
* Coordonner son action avec les autres professionnels ou services pour assurer un suivi du dossier.
* Capacités rédactionnelles et à la prise de notes.
* Capacité à rechercher, sélectionner et restituer des informations.
* Organisation permettant de faire face à des tâches diversifiées de façon autonome et aux variations de la charge de travail.
* Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.) ; connaissance appréciée du logiciel métier (Solis).
* Capacités relationnelles et à communiquer : sens de l'écoute, reformulations, adaptation aux interlocuteurs, dans un cadre parfois complexe (publics en difficulté de compréhension, forte pression de la demande, etc.).
* Sens du travail collaboratif, esprit d'équipe.
* Capacité de gestion organisationnelle et rigueur.
* Autonomie, disponibilité et réactivité.
* Grande discrétion et sens du service public.