Secrétaire-Assistant·e - Direction Générale H/F - Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique

POSTE :
Poste ouvert aux fonctionnaires et contractuels (poste en CDI)
Catégorie du poste :Catégorie B (Fonction publique) - Catégorie 3 (Agences de l'eau).
Emploi-type de rattachement :Secrétaire-assistante
Date prévisionnelle de prise de poste: à partir du 01/01/2025

Contacts :Emilie PEZET- Chargée de mission communication interne-coordination - ****@****.**
Charlène AMARY - Chargée de mission recrutement - ****@****.**

MISSIONS :

Au sein de la direction générale, vous apportez un appui administratif au directeur général et directeur général adjoint.

Activités principales :
- apporter un appui au directeur général en matière d'organisation, de gestion, de communication, d'information ;
- assurer le secrétariat du directeur général et du directeur général adjoint : suivi du courrier, documents et notes nécessitant une réponse, gestion de l'agenda, organisation des déplacements, organisation matérielle des réunions ;
- préparer les dossiers, dont la préparation des réunions du directeur général ;
- assurer le suivi de dossiers complexes, "à enjeux" ou transverses à la direction générale ;
- préparer, organiser des réunions internes et externes et apporter un appui dans leur déroulement
- assurer l'interface avec des interlocuteurs externes de différents niveaux (représentants de l'Etat, partenaires, ...) ;
-coordonner et orienter les demandes de renseignements externes ;
- élaborer et mettre à jour les outils de gestion de l'unité (tableaux de bord, indicateurs, modes opératoires) ;
- rédiger des comptes-rendus de réunions, des projets de courriers et de notes ;
- archiver les décisions, courriers et dossiers de la direction générale

Vous assurez également la continuité des missions au sein de la direction générale et contribuer, par suppléance, à la gestion du secrétariat du secrétariat général.

Les activités identifiées dans cette fiche de poste sont susceptibles d'évoluer dans le cadre de la réorganisation de la direction générale en cours.

Interlocuteurs privilégiés :

Rattachement hiérarchique : directeur général
Interlocuteurs internes : ensemble des directions/délégations régionales de l'agence
Interlocuteurs externes : direction de l'eau et de la biodiversité, ministères de tutelle, autres agences de l'eau, représentants de l'Etat nationaux et locaux, partenaires, ...

PROFIL RECHERCHE :

Une expérience confirmée dans des missions de même niveau est attendue.
Une connaissance du fonctionnement d'un établissement public et de l'organisation administrative française seraient très appréciées.

Compétences attendues :

- maîtrise des techniques de secrétariat et d'assistance de cadre
- maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Office 365, Teams, SharePoint)
- savoir travailler de manière organisée et méthodique
- savoir faire preuve de discrétion
- savoir traiter des informations confidentielles et relayer l'information de manière pertinente
- savoir adapter son niveau de communication à des interlocuteurs de différents niveaux
- savoir prendre des notes, faire des comptes-rendus
- savoir rédiger et mettre en forme des notes, courriers
- savoir travailler dans un fonctionnement d'équipe