Assistant d'Appui de la Coordination des Formations Doctorales H/F - Logo Institut Agro

Objectifs :
- Assurer le suivi administratif des doctorant.es inscrit.es sur le campus de Rennes à l'Institut Agro Rennes-Angers - de l'inscription à la soutenance
- Pour les deux campus Rennes et Angers : consolider et mettre à jour le tableau de bord sur le doctorat de l'Institut Agro Rennes-Angers
- Assister la directrice adjointe de la recherche en charge du doctorat.
Activités :
Etre la personne ressource des futurs doctorants et futurs encadrants h/f (réponses aux questions, accompagnement pour le montage de projets de thèse
Examiner, en lien avec les écoles doctorales, la recevabilité des dossiers d'inscription (diplôme d'accès, financement, membres Comité de suivi individuel (CSI), charte et convention de formation) en vue de l'autorisation d'inscription
Faire le suivi et la gestion des inscriptions et réinscriptions des doctorant.es (frais d'inscription, carte d'étudiant, recevabilité des candidatures et renouvellement, suivi des CSI...)
Saisir et mettre à jour les données des doctorants h/f dans les bases de données
Accompagner la mise en oeuvre des contrats doctoraux avec les services de la DRH
Faire le suivi, l'appui et la gestion des soutenances de thèse dans le respect de la réglementation et en fonction des différentes écoles doctorales.
Suivi de la délivrance du diplôme de doctorat et édition (pour l'ensemble des doctorants h/f de l'Institut Agro Rennes-Angers)
Gérer les dossiers spécifiques (césure, rédaction en Anglais, dérogation diplôme, abandon, ...)
Consolider les bases de données «doctorat» de l'Institut Agro Rennes-Angers
Participer au suivi de carrière des docteurs h/f
Accueil physique et téléphonique, correspondances (y compris électronique)
Accompagnement logistique des doctorant.es non-inscrit.es présents sur site
Classement et archivage de l'ensemble des documents
Organisation des réunions de la Coordination des Formations Doctorales (agenda, réservation de salle, préparation des dossiers)
Contribution à la mise en oeuvre des nouvelles procédures
Diffusion des informations relatives au doctorat auprès des unités, encadrants de thèses, Enseignant-Chercheur (EC), et doctorants h/f
Suivi des campagnes d'attribution des allocations doctorales proposées à divers guichets (Conseil Régional de Bretagne notamment): diffusion, collecte, suivi des dossiers sélectionnés
Appui éventuel à l'organisation des formations doctorales sur site
- Réalisation et suivi d'un tableau de bord des doctorants h/f non-inscrits à l'Institut Agro Angers-Rennes mais encadrés par un cadre scientifique de l'Institut Agro Angers-Rennes.

Champ relationnel :
L'emploi est localisé à Rennes.
L'agent sera placé sous l'autorité hiérarchique de Marilyne Huchet.

Maîtrise des logiciels bureautiques et des outils de réseau électronique
Maîtrise de l'utilisation de différentes bases de données
Maitrise des techniques de restitution de transmission d'information écrites et orales - Filtrer, hiérarchiser et restituer les informations - Rédiger
Compréhension et respect de la réglementation - Vérification de la conformité des procédures
Avoir le sens de l'organisation: Maîtrise de la hiérarchie des urgences, anticipation et prise d'initiatives
Travail en équipe et en réseau
Accueil et écoute des usagers et des professionnels
Relation de confiance avec la responsable et les différents acteurs
Capacité à comprendre son environnement, et à travailler en réseau (inter-services au sein de l'Institut Agro Rennes-Angers, avec les différentes écoles doctorales, le collège doctoral de site, Agreenium..)
Autonomie dans les différentes tâches de la fonction
Polyvalence
Disponibilité
Avoir le sens du relationnel